Ketika tahun berikutnya ditutup dan yang baru dimulai, ulasan kinerja tahunan berada tepat di depan mata atau segar di kaca spion. Dan tidak diragukan lagi ada satu atau dua percakapan yang membuat Anda mondar-mandir di aula. Apa yang Anda katakan kepada karyawan yang terlalu memanjakan diri di pesta liburan? Bagaimana dengan pemain bintang yang memberikan hasil dan jejak bau tubuh yang tidak Anda inginkan pada musuh terburuk Anda? Dan kemudian ada Nancy, orang yang perlu mendengar beberapa umpan balik tetapi selalu begitu sibuk sampai Anda takut dia akan melepaskan kemarahan dan meninggalkan Anda di bawah meja Anda, mengisap ibu jari Anda, dan menyenandungkan lagu tema dari Little Orphan Annie .
Ya, ketika datang ke konfrontasi, itu bisa menjadi dunia yang menakutkan bagi para pemimpin. Untungnya, itu tidak harus terlalu sulit - dan jika kita berhenti membuat kesalahan komunikasi yang sangat disayangkan, itu bisa menjadi jauh lebih mudah. Berikut adalah tiga kesalahan paling umum yang dilakukan manajer, dan tip tentang apa yang bisa Anda lakukan sebagai gantinya - jadi Anda maupun karyawan yang melakukan kesalahan tidak perlu takut dengan percakapan.
1. Machine Gun Nelly
Keindahan ini terjadi sebagai akibat dari satu atau dua hal: Entah Anda sangat kesal sehingga Anda tidak bisa mempertahankan ketenangan, atau Anda telah menghindari konfrontasi terlalu lama, Anda memiliki tumpukan amunisi kering yang baru saja bertemu dengan koreknya. Akibatnya, Anda memuntahkan daftar keluhan dengan sedikit napas di antaranya, dan sementara itu, korban malang Anda dengan gugup melirik ke sekeliling mencoba untuk mencari jalan keluar terdekat.
Begini masalahnya: Tidak peduli seberapa valid keluhan Anda, Anda terlihat sedikit gila ketika Anda kehilangan kendali atas emosi Anda. Terlebih lagi, karyawan Anda yang malang begitu kewalahan oleh umpan balik cepat sehingga tidak ada cara yang dapat ia lakukan untuk menguraikan semua itu, apalagi secara efektif mengubah perilaku yang tidak diinginkan.
Cara mengatasinya: Tetap terkini dan tetap pendek
Saya benci ulasan tahunan karena itu hanya terjadi setahun sekali. Lebih dari beberapa manajer menggunakan ini sebagai alasan untuk menjaga tab umpan balik yang sedang berlangsung dan dengan nyaman menunggu sampai hari istimewa itu untuk membongkar.
Tapi ini tidak membantu menyelesaikan masalah, dan tentu saja tidak membantu siapa pun berhasil. Buat segalanya lebih mudah bagi karyawan Anda dan diri Anda sendiri dengan mengatasi masalah segera setelah mereka muncul dengan cara yang singkat dan manis, bebas dari beban emosional. Dengan tenang dan jelas nyatakan masalah yang dihadapi, dampaknya, dan berikan tidak lebih dari tiga contoh kapan hal itu terjadi. Sebagai contoh: "Ray, saya ingin berbicara dengan Anda tentang perilaku Anda di pesta liburan dan efeknya terhadap reputasi Anda dan tim ini. Saya perhatikan Anda mengomel kata-kata Anda, pada satu titik Anda berdiri di atas meja dan menari, dan di lain titik menumpahkan minuman Anda pada Cathy. "
Perhatikan bagaimana saya tidak mengatakan "perilaku Anda yang tidak profesional, konyol, dan ceroboh." Semakin objektif Anda dapat membuatnya, semakin kecil kemungkinan seseorang untuk menjadi defensif. (Jika Anda memiliki lebih dari tiga contoh atau lebih dari satu masalah untuk diselesaikan, Anda sudah menunggu terlalu lama untuk melakukan percakapan ini.)
2. Terlalu Banyak Bantal
Kebalikan dari Machine Gun Nelly adalah menjadi fobia konfrontasi sehingga Anda bekerja terlalu keras untuk meminimalkan dampak negatif. Mungkin seperti ini:
"Jim, aku ingin berbicara denganmu tentang semua hal tentang kebijakan kehadiran - aku sebenarnya tidak punya banyak masalah dengan itu tetapi kau tahu bagaimana SDM itu - dan omong-omong, apakah kau mendengar tentang Ray di pesta liburan ? Gila, kan? Pokoknya - Anda mungkin ingin mencoba sedikit lebih keras untuk masuk sekitar jam 9. Apakah itu OK? ”
Hasilnya seringkali bertentangan dengan apa yang Anda harapkan untuk dikomunikasikan: Karyawan itu bahkan tidak tahu ia memiliki masalah untuk diperbaiki. Dalam kasus yang ekstrem, saya pernah mendengar tentang seorang karyawan yang mengira dia telah diberi promosi padahal kenyataannya dia diberi peringatan.
Cara mengatasinya: Tumbuhkan Sepasang dan Langsung
Jika Anda disamakan menjadi manajer dengan menjadi teman seseorang, Anda berada dalam bisnis yang salah. Meskipun mungkin untuk mencapai keduanya, tanggung jawab utama Anda adalah kepada perusahaan - setelah semua, tanpa keberhasilan, tidak satu pun dari Anda memiliki pekerjaan.
Langsung dengan karyawan Anda sehingga mereka memiliki langkah tindakan yang jelas untuk apa yang harus dilakukan selanjutnya. Saat berkonfrontasi, beri tahu mereka apa yang dipertaruhkan dan bahwa Anda ingin menyelesaikan ini - bekerja dengan mereka untuk memastikan ada rencana sebelum mereka meninggalkan kantor Anda. Sebagai contoh, kembali ke Ray, saya dapat melanjutkan dengan mengatakan, “Ada banyak yang dipertaruhkan bagi kami berdua. Bagi Anda, kemampuan Anda untuk naik pangkat dan bagi saya, moral tim ini bersama dengan bagaimana organisasi memandang kami. Saya ingin menyelesaikan masalah ini dengan Anda dan saya ingin mendengar sudut pandang Anda bersama dengan ide-ide tentang bagaimana untuk maju. "
Ketika percakapan telah selesai, nyatakan kembali resolusi yang diusulkan untuk memastikan semua orang ada di halaman yang sama.
3. Lolly Yang Diisi Omong kosong
Istilah yang indah ini berasal dari teman-teman kita di bawah dan menggambarkan pendekatan "sandwich" untuk konfrontasi. Anda mulai dengan pujian ("Suzy, Anda membunuhnya dalam penjualan!"), Menyelinap di doozy ("Tapi jika Anda melewatkan satu pertemuan lagi, Anda akan melihat dermaga di komisi"), dan kemudian berakhir pada sebuah catatan ("Saya benar-benar menyukai pendekatan penjualan Anda - Anda memiliki hal-hal hebat yang terjadi!"). Membingungkan? Anda bertaruh. Dan lain kali Anda membayar pujian kepada siapa pun, mereka akan mengernyit, menunggu sepatu lainnya jatuh.
Cara mengatasinya: Pisahkan Umpan Balik Positif dan Negatif
Kecuali jika Anda putra saya yang berusia 4 tahun, Anda tidak mengembang balon hanya untuk segera mengeluarkannya setelah itu. Hal yang sama harus berlaku dengan masalah harga diri. Ketika Anda melihat seseorang melakukan pekerjaan yang hebat, katakan padanya segera dan berhenti di sana. Berikan karyawan Anda kesempatan untuk menikmati kesuksesan dan menghilangkan "gotcha." Dengan cara ini, ketika Anda memiliki sesuatu yang positif untuk dikatakan, mereka benar-benar dapat mendengarnya. Dan ketika saatnya tiba untuk mengatasi masalah, Anda lebih baik percaya telinga mereka akan bersemangat.
Yang mengatakan, jangan terlalu jauh - jika ini adalah waktu review tahunan, dan Anda memiliki umpan balik positif dan negatif untuk diberikan, jangan berhemat pada satu atau yang lain. Anda juga dapat mencapai pemisahan ini hanya dengan mengatakannya: "Anda telah melakukan pekerjaan yang hebat - pertama-tama saya ingin memberi tahu Anda apa yang paling saya kagumi dengan tahun ini, " diskusikan, dan kemudian, "Ada juga pasangan area untuk perbaikan yang ingin saya bicarakan. "
Dengan menghilangkan beberapa kesalahan umum, dan dengan sedikit latihan, percakapan yang sulit tidak harus mengerikan. Mereka sebenarnya bisa menjadi peluang untuk meningkatkan kinerja semua orang. Jangan gemetar karena memberikan umpan balik secara teratur, tetap berpegang pada fakta, dan meninggalkan emosi dari persamaan. Ketika Anda merasa nyaman dengan konfrontasi, karyawan Anda (ya, bahkan Nancy) akan mengikuti.
