Jika Anda baru mengelola, mungkin aman untuk mengatakan Anda telah berjuang dengan delegasi. Karena kinerja tim Anda mencerminkan Anda secara langsung, Anda perlu memastikan bahwa Anda menangani semuanya sendiri, bukan?
Saya kira Anda tidak punya waktu seperti itu. Plus, tim orang yang Anda kelola? Nah, Anda memilikinya karena suatu alasan.
Saya tahu, saya tahu - sulit untuk melepaskan kendali. Tetapi dengan mendelegasikan tugas kepada orang-orang di sekitar Anda, Anda dapat membantu mereka menjadi lebih produktif, memberikan mereka kesempatan untuk tumbuh, dan memungkinkan mereka menjadi bagian integral dari pencapaian perusahaan Anda - semua bagian dari pekerjaan Anda sebagai manajer. Plus, sebagai bonus, Anda akan meluangkan waktu untuk benar-benar menjadi bos.
Jika Anda orang yang suka mengendalikan, saatnya untuk mundur dan mengambil beberapa tugas yang mengganggu dari piring Anda. Inilah cara mengatur diri Anda untuk delegasi yang sukses.
Tempatkan Alasan Anda untuk Beristirahat
Jika Anda ragu untuk mendelegasikan karena Anda tidak berpikir orang lain dapat melakukan tugas "benar, " Anda belum melakukan pekerjaan Anda sebagai bos. Bagian dari deskripsi pekerjaan Anda adalah untuk mengajar, membimbing, dan melatih karyawan Anda, sehingga mereka memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas serta (atau lebih baik dari) Anda.
Atau, mungkin Anda takut melewatkan terlalu banyak tugas akan membuat posisi Anda tidak relevan - apa yang seharusnya Anda lakukan dengan daftar kosong yang harus dilakukan?
Jangan khawatir tentang situasi itu juga. Penting bagi Anda untuk memiliki waktu untuk hal-hal besar: memandu proyek tim Anda, membantu mencapai tujuan yang lebih besar, mempekerjakan orang yang tepat, dan menjaga proses mengalir dengan lancar. Plus, ketika Anda memiliki waktu luang, Anda akan dapat menggunakannya untuk melatih anggota tim Anda satu per satu, yang akan membuat semua orang lebih efektif dalam jangka panjang. Ingat, bahkan jika Anda sendiri tidak menyelesaikan tugas dan proyek, Anda sangat penting untuk hasil akhirnya.
Pilih Orang yang Tepat untuk Pekerjaan itu
Ini adalah aturan nomor 1 dalam pendelegasian: Menugaskan tugas berdasarkan keterampilan terbaik setiap orang, atau - jika sesuai - berdasarkan keterampilan yang coba dikembangkan orang. Misalnya, jika Anda mendelegasikan keputusan tentang acara konferensi yang akan datang, pilih orang yang secara konsisten memakukan logistik dan yang baik dengan vendor, atau menugaskannya kepada orang yang telah meminta kesempatan untuk mengambil peran perencanaan acara yang lebih besar.
Penting juga untuk mempertimbangkan beban kerja karyawan Anda saat ini. Mungkin seseorang belum diberi tugas besar untuk sementara waktu dan tampaknya belum sepenuhnya terlibat. Menempatkannya sebagai penanggung jawab proyek penting berikutnya akan mengisi waktunya dengan pekerjaan yang bermakna dan memberinya kesempatan untuk bersinar, yang mungkin memberikan dorongan produktivitas yang sangat dibutuhkan. Di sisi lain, jika seseorang kelebihan proyek, dia tidak akan melakukan pekerjaan terbaiknya, tidak peduli betapa hebatnya dia.
Ketika karyawan yang Anda pilih memiliki keterampilan (dan waktu) untuk tugas yang didelegasikan, dia lebih cenderung berhasil - dan Anda akan merasa jauh lebih percaya diri untuk membiarkannya mengambil alih.
Perlihatkan Mereka Gambaran Besarnya
Sebelum Anda mulai membagikan tugas, penting untuk memahami apa yang Anda tetapkan. Sekarang, itu tidak berarti Anda harus memutuskan bagaimana tugas yang diberikan akan selesai (itulah yang Anda delegasikan!), Tetapi Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Apa, khususnya, yang Anda minta? Mengapa ini perlu dilakukan? Apa hasil terbaik? Apa batas waktu untuk produk jadi?
Kemudian, berikan informasi itu kepada orang yang Anda pilih. Karyawan jauh lebih sukses ketika mereka dapat melihat gambaran besar, karena mereka mengerti persis bagaimana bagian mereka akan masuk ke dalam tujuan keseluruhan. Dari sana, mereka dapat memutuskan bagaimana menangani tugas untuk memenuhi harapan Anda (dan perusahaan) sepenuhnya.
Berikan Bimbingan Yang Cukup
Setelah Anda menyerahkan tugas, tahan keinginan untuk mengelola mikro. Saya tahu itu menggoda, terutama ketika Anda melihat sesuatu yang Anda akan lakukan secara berbeda, tetapi ingat: Anda bukan orang yang melakukannya.
Ada garis yang bagus di sini. Meskipun Anda harus menjawab pertanyaan dan memastikan pekerjaan itu selesai, Anda tidak boleh menimbang hal-hal kecil (setidaknya belum) - terutama jika Anda tidak diminta. Misalnya, jika Anda telah meminta seseorang untuk menulis laporan, mampir dan lihat bagaimana hasilnya. Jika dia bertanya di mana Anda biasanya menarik nomor penjualan, itu adalah informasi yang dapat Anda bagikan yang akan membantu, karena itu mengarahkannya ke arah yang benar. Tetapi jangan mencari-cari nomornya ketika Anda "hanya berjalan, " atau mulai membahas kalimat kedua dalam paragraf keempat dari halaman ketiga.
Juga, setelah Anda didelegasikan, terserah Anda untuk memastikan bahwa karyawan Anda tidak menggunakan panduan Anda sebagai penopang. Kadang-kadang karyawan menjadi gugup membuat keputusan dan melakukan check-in dengan Anda di setiap kesempatan, tetapi ingatkan mereka (dan diri Anda sendiri) mengapa Anda menugaskan mereka proyek sejak awal: Karena Anda tahu mereka akan melakukan pekerjaan dengan baik. Ini akan menunjukkan bahwa Anda memiliki kepercayaan penuh pada tim Anda, dan bahwa rasa percaya akan meningkatkan motivasi mereka untuk berhasil.
Tindak Lanjut Dengan Umpan Balik
Ketika semua dikatakan dan dilakukan, penting untuk memberikan umpan balik tentang produk jadi karyawan Anda. Apakah mereka mendengarkan instruksi Anda? Apakah mereka memenuhi tenggat waktu? Apakah proyek itu membuat Anda terkejut dan bertanya-tanya mengapa Anda tidak mendelegasikannya lebih awal? Atau, mungkin Anda memiliki seseorang yang gagal dan dapat menggunakan kritik yang membangun. Apa pun hasilnya, Anda perlu masuk setelah setiap proyek untuk menjelaskan pemikiran Anda.
Anda juga harus mengambil kesempatan untuk meminta umpan balik tentang keterampilan delegasi Anda. Apakah Anda memberikan panduan yang cukup? Apakah Anda benar-benar membiarkan karyawan Anda menangani pekerjaan sendiri? Apa yang dapat Anda lakukan berbeda kali? Satu-satunya cara agar proses delegasi menjadi lebih mudah adalah dengan mengomunikasikan secara terbuka apa yang benar, dan apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik.
Delegasi dapat membuka jam waktu ekstra, memungkinkan Anda dan tim Anda menjadi lebih produktif secara eksponensial. Jadi, sebanyak yang Anda inginkan untuk mempertahankan kendali atas setiap tugas terakhir, berikan kesempatan pada tim Anda untuk melangkah maju. Hei, mereka mungkin akan mengejutkanmu! Dan ingat: Ketika mereka berhasil, Anda telah melakukan pekerjaan Anda dengan benar.
