Apakah Anda mencoba untuk mengesankan atasan baru Anda atau memacu untuk promosi, mungkin sulit untuk mengatakan tidak untuk lebih banyak pekerjaan. Lagipula, Anda ingin semua orang melihat sikap Anda yang suka bekerja keras, menerima tantangan, dan siap untuk apa pun. Sayangnya, setiap proyek baru yang Anda setujui datang disertai dengan tenggat waktu yang membayangi - dan sebelum Anda menyadarinya, Anda hampir tidak bisa mempertahankan kepala Anda di atas air.
Ketika Anda merasa bahwa proyek-proyek mulai menyelinap melalui celah-celah atau Anda hanya tidak bisa memberikan yang terbaik karena Anda menyebar terlalu tipis, luangkan waktu untuk mengatasi situasi sebelum daftar tugas Anda mendapatkan yang terbaik dari Anda. Berikut adalah beberapa cara untuk mengatasi beban kerja yang luar biasa dan kembali ke jalur semula.
1. Buat Jadwal
Simpan jadwal induk dari semua tenggat waktu akhir Anda dengan mengatur kalender di iCal atau Google Kalender atau menggunakan perencana yang bagus (Saya suka pengaturan notebook mingguan Moleskine). Melihat segala sesuatu di satu tempat dapat membantu Anda memprioritaskan waktu Anda karena Anda akan tahu persis apa yang akan terjadi, hari dan minggu sebelumnya.
Tapi jangan berhenti sampai di situ - trik untuk mengatur waktu Anda adalah memecah proyek Anda menjadi tujuan-kecil yang akan lebih mudah dicapai. Tujuan yang kecil dan dapat dicapai akan membantu Anda menembus proyek-proyek sulit dan tetap di jalur.
Misalnya, merencanakan acara kerja besar mengharuskan Anda untuk mengoordinasikan sejumlah kelompok, baik di dalam maupun di luar kantor. Alih-alih menetapkan satu tenggat waktu besar pada tanggal acara, jadwalkan itu menjadi tugas yang lebih kecil selama minggu-minggu menjelang acara, seperti memastikan katering Anda memiliki menu Anda, menyelesaikan jumlah staf yang benar, dan memeriksa dan mencetak selebaran. Memenuhi gol-mini ini di sepanjang jalan akan memastikan bahwa tidak ada yang tersisa sampai menit terakhir.
2. Tetap Waspada
Menyiapkan jadwal master Anda hanya setengah pertempuran - setengah lainnya sebenarnya menggunakannya. Jika Anda tidak terbiasa memeriksa kalender setiap hari, Anda mungkin perlu sedikit dorongan ke arah yang benar, jadi setelah Anda menetapkan tenggat waktu untuk diri sendiri, tetapkan juga beberapa peringatan. Munculan di komputer atau ponsel Anda bisa menjadi pengingat cepat tentang apa yang akan terjadi (lihat aplikasi seperti 2Do, Wunderlist, dan Todoist), atau, jika Anda menggunakan perencana kertas, atur peringatan visual dengan Post-It yang mengingatkan Anda dari apa yang terjadi selama seminggu ke depan.
Lansiran ini dapat mencakup pos pemeriksaan untuk tenggat waktu besar (mis., Di tengah jalan hingga tanggal jatuh tempo proyek Anda, Anda dapat mengatur alarm untuk memastikan Anda meminta penyelia Anda untuk meninjau draft laporan Anda) atau hanya pengingat sehari-hari yang umum (misalnya, mengatur lansiran untuk hari Senin dan Rabu, sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda berada di jalur sebelum kehabisan waktu di akhir minggu kerja).
3. Atur
Saat Anda mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan, kotak masuk Anda dapat dengan cepat meledak menjadi kekacauan informasi yang luar biasa. Dan sementara Anda tidak bisa menghentikan aliran email masuk, Anda setidaknya bisa menjaga tugas Anda terorganisir dan terpisah.
Coba tambahkan folder dan kode warna ke kotak masuk Anda untuk membantu Anda menemukan informasi penting saat Anda membutuhkannya. Misalnya, buat folder terpisah untuk setiap tugas spesifik yang sedang Anda kerjakan, yang akan memudahkan Anda memindai percakapan atau file yang Anda butuhkan.
Untuk melangkah lebih jauh, Anda bahkan dapat mengatur aturan di Outlook untuk mengirim email dari alamat tertentu atau dengan frasa tertentu di baris subjek ke folder tertentu yang Anda buat. Gmail melakukan hal yang sama jika Anda menyiapkan filter. Metode mana pun memungkinkan Anda untuk menyortir kotak masuk, sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu yang berharga untuk menyaring kekacauan!
4. Keluarkan Hal-hal Kecil
Apakah Anda bertanggung jawab atas laporan berulang atau spreadsheet yang harus keluar mingguan atau bulanan? Untuk menghemat waktu dan energi (dan membebaskan ruang berharga di daftar tugas yang sudah penuh sesak), buat templat untuk setiap laporan, alih-alih dimulai dari awal setiap waktu.
Apakah Anda terus menerima email yang menanyakan pertanyaan serupa? Buat tanggapan terekam di Gmail atau simpan dokumen Word di desktop Anda dengan jawaban untuk masalah umum (mis., Bagaimana menggunakan situs FTP Anda, siapa yang harus dihubungi untuk layanan pelanggan, atau tanggal untuk pameran dagang mendatang). Memiliki sesuatu yang dapat dengan mudah Anda potong dan tempel akan membuat menjawab email rutin lebih sedikit memakan waktu.
Melakukan hal-hal kecil sejak dini dan membuatnya sesingkat mungkin memberi Anda lebih banyak ruang untuk mengerjakan proyek yang kompleks.
5. Tetap Perbarui
Sisihkan beberapa menit sebelum Anda pergi di malam hari untuk melihat kembali jadwal Anda dan memperbaruinya dengan kemajuan harian Anda (bahkan hanya melakukan ini setiap minggu adalah bantuan besar!). Tidak cukup menyelesaikan tugas? Pindahkan ke hari berikutnya atau blok waktu berikutnya yang telah Anda jadwalkan untuk proyek tersebut. Ini juga membantu untuk memiliki waktu luang yang dijadwalkan setiap hari (atau bahkan hanya sekali seminggu), yang akan memungkinkan Anda untuk lebih fleksibel jika Anda tidak memenuhi tujuan-kecil dan perlu mengatur ulang jadwal Anda.
Mengawasi apa yang Anda lakukan setiap hari tidak hanya dapat membantu Anda merasa kewalahan, tetapi juga dapat membantu Anda mengukur berapa banyak waktu yang benar-benar Anda perlukan untuk proyek atau tugas tertentu. Dan mengetahui itu, Anda akan mengidentifikasi dengan tepat berapa banyak yang dapat Anda lakukan di masa depan!
6. Bicara Tentang Berbagi
Jika Anda mulai menyadari bahwa beberapa tujuan mini Anda tidak selesai karena tidak ada cukup waktu, karena proyek lain diprioritaskan, atau karena tanggung jawab baru terus mendarat di meja Anda, mungkin sudah waktunya untuk berbicara dengan Anda atasan tentang mendistribusikan kembali beberapa pekerjaan Anda.
Ini adalah alasan lain mengapa jadwal proyek Anda yang terinci yang direncanakan berdasarkan hari dan minggu sangat penting: Jika Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan dalam jangka waktu apa, bos Anda dapat dengan mudah melihat apa yang ada di piring Anda. Kemudian, bersama-sama, Anda dapat menentukan apa yang paling penting untuk tetap pada daftar tugas yang harus Anda lakukan dan apa yang dapat didorong kembali atau didelegasikan kepada orang lain.
Ya, ini bisa sulit untuk dilepaskan, tetapi selalu lebih penting untuk berbagi beban kerja dengan tim Anda yang lain dan membuat tenggat waktu Anda daripada mencoba membuktikan bahwa Anda dapat menangani semuanya dan tidak cukup sampai di sana.
Akhirnya, ketika Anda mulai merasa seperti kehilangan itu, ambil napas besar. Ingat, kontrol adalah semua tentang menjaga diri Anda teratur dan jujur tentang apa yang dapat Anda tangani.
