Beberapa tahun yang lalu, saya melangkah ke posisi manajemen di mana, untuk pertama kalinya, saya bertanggung jawab untuk mengawasi tim beranggotakan enam orang. Dengan gelar MBA saya dan analisis menyeluruh dari tipe Myers-Briggs saya, saya pikir akan sangat mudah untuk mengelola dan memotivasi orang-orang yang bekerja dengan saya.
Tetapi, meskipun alat-alat itu terbukti membantu, mereka tidak benar-benar mempersiapkan saya untuk salah satu bagian tersulit menjadi seorang manajer: memberikan ulasan kinerja tahunan. Ternyata, manajer takut mereka seperti halnya karyawan! Namun, terlepas dari keengganan alami kami, ulasan adalah bagian pekerjaan yang tak terhindarkan (dan penting), dan merupakan bagian penting dari pertumbuhan tim Anda. Jadi, jika Anda bertujuan untuk menjadi manajer superstar, sekarang saatnya untuk menjadi ulasan yang sebaik mungkin.
Dalam semangat itu, inilah cara memulainya.
Dasar
Anda mungkin tergoda untuk menyatukan umpan balik top-of-mind Anda untuk karyawan Anda seminggu sebelum ulasan, tetapi Anda mungkin sudah tahu bahwa Anda seharusnya tidak melakukannya. Anda harus memperlakukan proses itu sebagai kegiatan selama setahun dan memikirkannya dengan baik sebelumnya. Perencanaan akan membantu Anda memberikan umpan balik yang lebih komprehensif dan, ketika ulasan musim bergulir, tidak akan ada kejutan untuk Anda atau karyawan Anda - dan itulah yang harus Anda perjuangkan.
Mulailah dengan mengidentifikasi waktu terbaik tahun ini untuk melakukan ulasan Anda. Cari tahu apakah organisasi Anda memiliki jadwal atau proses yang disukai (kebanyakan perusahaan besar melakukannya) dan pertimbangkan kapan proses penganggaran Anda berlangsung atau ketika Anda memiliki opsi untuk membagikan bonus. Jika Anda memiliki fleksibilitas, Anda ingin menghindari musim kerja bervolume tinggi, karena proses persiapan dan umpan balik bisa sangat berat dan intensif, dan tidak ada yang ingin melakukan tinjauan selama musim sibuk.
Selanjutnya, buat garis waktu tahunan Anda sesuai, dan komunikasikan waktu kepada karyawan Anda. Apa pun tentang ulasan - dari konten hingga waktu - tidak akan mengejutkan.
Sekarang, demi kemudahan, katakanlah musim ulasan Anda akan berakhir pada akhir tahun, pada bulan Desember. Seperti apa jadwal tahunan Anda seharusnya:
Januari (Awal Tahun)
Tetapkan Tujuan & Harapan
Di awal tahun, adakan pertemuan dengan karyawan Anda untuk berbagi tujuan dan harapan tahunan Anda untuk tim. Kemudian, bertemu dengan mereka secara individu untuk menetapkan tujuan kinerja mereka sendiri. Ini tidak hanya memastikan bahwa semua orang jelas dengan harapan mereka untuk tahun ini, tetapi juga memberi Anda garis besar yang jelas untuk mengikuti setiap kali Anda membahas kinerja selama beberapa bulan mendatang.
Cara terbaik untuk menetapkan tujuan adalah dengan menggunakan kerangka kerja SMART (khusus, dapat diukur, dapat dipercaya, berorientasi pada hasil, terikat waktu). (Perlu primer? Dapatkan pengarahan tentang dasar-dasar di sini.) Dan ingat bahwa sementara tujuan harus spesifik untuk peran setiap orang, mereka juga harus jelas selaras dengan tujuan organisasi sehingga karyawan dapat melihat bagaimana kinerja mereka mempengaruhi seluruh tim.
Setelah pertemuan, ketikkan tujuan perusahaan dan tujuan masing-masing karyawan, dan masukkan ke dalam surel. Karyawan Anda akan menghargai mengetahui mereka bekerja dari salinan yang sama dengan Anda dan mereka akan memiliki peta jalan yang jelas untuk diikuti sepanjang tahun.
Maret, Juni, dan September (Setiap 3 Bulan atau Bulanan)
Tahan Rapat Basis Sentuh
Manajer sering panik meringkas dan mengomentari kinerja orang selama ulasan, tetapi kenyataannya, tidak ada yang Anda bahas dalam pertemuan tahunan itu yang harus menjadi informasi baru. Sebaliknya, Anda harus melacak tujuan karyawan Anda dan memberi mereka umpan balik sepanjang tahun. Apakah Anda lebih suka melakukan check-in bulanan atau triwulanan, pra-jadwalkan pertemuan ini di awal tahun sehingga mereka tidak terdorong ke back burner.
Sebelum setiap pertemuan, siapkan agenda singkat. Anda harus meninjau tujuan tahunan karyawan, membahas harapan yang telah Anda uraikan, dan menjawab setiap pertanyaan atau tugas tambahan yang Anda miliki. Jika ada metrik triwulanan atau pembaruan proyek jangka panjang untuk ditinjau, sekarang saatnya untuk melakukannya.
Anda juga akan ingin menghabiskan waktu memberikan umpan balik tidak resmi kepada setiap orang tentang kinerjanya, termasuk menawarkan pujian jika ada dan mengatasi masalah yang sedang berlangsung atau potensial. (Ya, ini bagian yang sulit.) Satu hal yang menurut saya sangat membantu adalah membingkai komentar dalam hal perilaku yang harus dimulai , dihentikan , atau diteruskan : Mungkin Anda ingin karyawan mulai memberi tahu Anda melalui email ke manajer lain, berhenti mengambil istirahat makan siang yang panjang, atau terus menyerahkan proyek sebelum batas waktu. Buat percakapan ini juga, dan minta setiap karyawan untuk membagikan pemikiran dan pertanyaannya sendiri.
Setelah setiap pertemuan ini, buat catatan untuk diri sendiri tentang apa yang Anda diskusikan. Percayalah kepada saya - ketika akhir tahun bergulir, Anda akan senang memiliki catatan ini untuk membantu Anda meringkas tahun dan mengingat apa yang telah Anda diskusikan dengan orang-orang di kuartal pasangan pertama.
Oktober / November (Dua Bulan Sebelum Review)
Minta Karyawan Anda untuk Bersiap
Beberapa bulan sebelum ulasan yang sebenarnya, jadwalkan tanggal untuk pertemuan resmi dengan masing-masing anggota tim. Pada titik ini, Anda juga harus meminta mereka untuk mulai mengumpulkan kompilasi hasil tahunan mereka. Mulailah dengan formulir resmi apa pun yang perusahaan Anda ingin Anda gunakan, atau buat sendiri, meminta setiap karyawan untuk membuat ringkasan tanggung jawab pekerjaan utamanya, pekerjaan proyek saat ini, dan rekap tujuan dan pencapaian.
Juga dapat membantu setiap karyawan menyelesaikan evaluasi diri tertulis. Ini tidak hanya membantu karyawan merasa seperti mereka memiliki suara dalam proses tersebut, tetapi juga menantang mereka untuk melihat dengan jujur perilaku kerja mereka sendiri, yang sangat membantu ketika berbicara tentang kinerja mereka. Evaluasi diri terbaik mencakup 6-10 pertanyaan terbuka, seperti: Prestasi apa yang paling Anda banggakan tahun ini? Di mana Anda tidak memenuhi harapan dan tujuan tim atau diri Anda sendiri? Apa bidang Anda untuk pertumbuhan dan bagaimana Anda mengatasinya? Adakah hal yang dapat dilakukan manajer Anda untuk lebih jauh mendukung kemajuan dan kesuksesan Anda?
November (Enam Minggu Sebelum Review)
Persiapkan Diri Anda sebagai Manajer
Sementara itu, Anda harus menghabiskan waktu berbulan-bulan sebelum ulasan untuk menyusun catatan dan hasil Anda sendiri untuk setiap karyawan. Mulailah mengumpulkan ukuran kuantitatif kinerja karyawan, seperti laporan penjualan, catatan panggilan, dan laporan tenggat waktu, serta tindakan kualitatif, yang dapat mencakup umpan balik dari klien dan pelanggan atau pengamatan pribadi Anda. Tarik juga catatan-catatan yang Anda ambil selama tahun itu dalam pertemuan-pertemuan basis sentuh Anda.
Salah satu alat yang umum adalah tinjauan 360 derajat, yang didasarkan pada penilaian diri karyawan dan ulasan sejawat, serta umpan balik yang superior dan bawahan. Anda dapat menemukan versi yang sangat sederhana di HowsMyWork.com atau versi yang lebih luas di Inc.com. Jangan ragu untuk mengadaptasi templat ini untuk memenuhi kebutuhan Anda sendiri.
Saat Anda meninjau hasilnya, tanyakan pada diri sendiri hal berikut: Apakah orang ini memenuhi tujuannya, harapan Anda, dan indikator keberhasilan perusahaan? Jika tidak, mengapa - dan bisakah Anda mengubahnya? Jika ya - apakah ada hadiah, ucapan terima kasih, atau proyek yang lebih besar yang dapat Anda tetapkan untuk memperkuat pemain bintang Anda? Di sinilah bonus masuk!
Desember (1 Bulan Sebelum Review)
Persiapkan Dokumentasi Anda
Setelah Anda melakukan semua riset Anda, sekarang saatnya untuk mengkompilasi penilaian diri setiap karyawan, semua umpan balik eksternal, dan data apa pun yang relevan - gunakan informasi ini untuk menyiapkan formulir evaluasi, surat-surat tertulis yang menjelaskan umpan balik Anda, dan poin pembicaraan untuk wajah Anda. diskusi tatap muka.
Pertama, cari tahu format atau struktur yang ingin Anda gunakan. Anda memiliki fleksibilitas di sini, tetapi pilih struktur yang keduanya terasa komprehensif dan akan membantu karyawan Anda mengikuti. Anda dapat, misalnya, menyusun tinjauan di sekitar tujuan yang Anda buat bersama, membicarakannya satu per satu, atau sekitar proyek besar karyawan, menjalankan proyek demi proyek dan mendiskusikan tujuan yang relevan saat Anda melangkah.
Kemudian, apa pun format yang Anda putuskan, Anda harus mengidentifikasi kedua bidang untuk penegasan dan dorongan serta bidang apa pun yang menjadi perhatian (atau, area di mana karyawan dapat terus tumbuh). Untuk setiap kategori, pilih 2-3 area utama untuk difokuskan, sehingga percakapan Anda akan terasa substantif, namun fokus. Kembangkan poin-poin pembicaraan yang didukung oleh data yang telah Anda kumpulkan, kemudian, untuk setiap poin, sertakan ringkasan harapan masa depan Anda dan item tindakan yang terkait dengan tujuan ini. (Karyawan - terutama karyawan yang berkinerja baik) benci keluar dari ulasan dengan perasaan seolah-olah mereka tidak mendapatkan apa-apa darinya, atau seperti mereka tidak yakin apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jadi, bahkan di area di mana seseorang bekerja dengan baik, Anda harus berpikir tentang langkah-langkah selanjutnya dan sasaran-sasaran di masa mendatang atau "melebar".)
Dengan semua sumber daya ini, Anda siap untuk melakukan percakapan yang bermakna dengan setiap anggota tim Anda.
Akhir Desember
Mengadakan Pertemuan Tinjauan Orang Langsung
Sekarang, saatnya untuk duduk bersama karyawan Anda untuk tinjauan resmi. Ini adalah bagian yang paling menantang dari proses, tetapi juga yang paling penting. Jadi, tetaplah mengikuti bagian selanjutnya dari seri kami, di mana Anda akan belajar bagaimana melakukan tinjauan - termasuk wawasan tentang berurusan dengan berbagai tipe kepribadian dan meminta umpan balik secara efektif.
