Angkat tangan jika Anda menemukan diri Anda dalam salah satu situasi berikut di tempat kerja:
- Rapat yang berjalan dan memaksa Anda untuk datang terlambat ke pertemuan berikutnya, tidak dapat menyelesaikan proyek tepat waktu, atau melewatkan acara setelah bekerja.
- Sebuah pertemuan yang sangat tidak teratur sehingga Anda berpikir, apa yang baru saja terjadi?
- Pertemuan yang berakhir dengan buang-buang waktu saja.
Apakah saya melihat tangan semua orang di udara? Berpikir begitu. Setiap masalah ini dapat diselesaikan dengan satu hal sederhana: agenda rapat .
Apa konsep ajaib ini, Anda bertanya? Dokumen yang mencakup item-item berikut:
- Apa yang perlu Anda persiapkan sebelumnya atau bawa ke pertemuan
- Siapa yang hadir
- Mengapa Anda bertemu dan tujuan apa pun yang ingin Anda capai
- Apa yang akan Anda bicarakan, siapa yang akan bicara tentang apa, dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan masing-masing topik untuk dibahas
- Setiap langkah selanjutnya yang ingin Anda ambil setelah pertemuan
Anda mungkin pernah menggunakan sesuatu seperti ini sebelumnya, tetapi dengan cara yang kurang formal. Misalnya, mungkin Anda sudah mengisi bagian catatan undangan kalender untuk memberi tahu orang-orang tentang dokumen apa yang harus mereka rujuk. Atau, Anda telah mengirim email secara singkat yang menguraikan titik pertemuan Selasa yang baru saja Anda undang seluruh perusahaan.
Tetapi memiliki tata letak yang lebih mendalam dan konkret untuk bagaimana rapat Anda seharusnya dan akan berjalan bisa sangat berguna. Untuk satu hal, ini adalah dokumentasi penting - dengan menuliskan apa yang Anda bicarakan dan keputusan yang Anda buat, Anda memiliki sesuatu yang dapat Anda rujuk seandainya orang (termasuk bos Anda) mempertanyakan keputusan Anda di masa depan.
Dan untuk hal lain, itu membantu bahkan kelompok orang yang paling miskin tetap teratur dan fokus, sambil juga meminta pertanggungjawaban mereka. Orang-orang dapat datang ke percakapan yang telah disiapkan, yang berarti bahwa Anda dapat menggunakan waktu terbatas Anda bersama secara efisien, Anda dapat merasa yakin bahwa pertemuan itu produktif, dan Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi langkah selanjutnya yang dapat ditindaklanjuti.
Dan beruntung bagi Anda, kami telah membuat templat agenda yang dapat Anda isi sekarang dan itu akan menghemat waktu Anda menulis sendiri. Cukup buka dokumen, buat salinan, dan minta pemimpin tim Anda mengisinya.
Setelah Anda mengisinya, kirimkan ke semua orang yang terlibat ketika Anda menjadwalkan pertemuan Anda. (Mungkin bijaksana untuk memasukkan catatan yang mengatakan Harap tinjau agenda rapat sebelum kita bertemu. )
Agenda bermanfaat untuk hampir semua jenis pertemuan. Untuk lapor-masuk, ini menyediakan transparansi dan waktu untuk menyiapkan pertanyaan tindak lanjut, untuk pertemuan klien yang menunjukkan kepemimpinan, untuk curah pendapat kelompok memastikan Anda tidak terganggu, dan untuk semua orang itu menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu mereka.
Semua orang menang!
