Apakah Anda pernah merasa seperti berteriak ke dalam lubang hitam ketika Anda mengirim email atau meninggalkan pesan suara untuk seseorang? Anda menaruh permintaan Anda ke alam semesta - dan kemudian duduk di meja Anda dengan jari bersilang, berharap jawaban tepat waktu.
Berkat pekerjaan saya di dunia PR, saya telah melihat semuanya ketika datang ke pesan yang tidak dijawab. Saya telah mengelola korespondensi dengan klien CEO (alias yang selalu sibuk), eksekutif dan tim hukum dari klien klien saya (alias yang berpikir saya tidak penting), dan media (alias yang tidak ingin berurusan dengan orang-orang PR). Dan sepanjang jalan, saya telah belajar banyak tentang bagaimana mendapatkan jawaban saat Anda membutuhkannya.
Apa pun penyebab keterlambatannya, berikut adalah beberapa kiat untuk membuat mereka yang lamban (dan ya, menyebalkan) responden lambat untuk memperhatikan.
Buat Koneksi
Pertama dan terutama, ketika Anda terhubung dengan orang lain, Anda harus memberinya alasan untuk ingin membantu Anda.
Mulailah dengan menghindari kesalahan yang secara instan memutuskan penerima. Mengeja namanya salah adalah contoh yang baik: Saya tahu itu mendasar, tetapi saya tidak bisa memberi tahu Anda berapa banyak email yang saya dapatkan untuk Ashely atau Ashleigh - dan ketika saya melakukannya, saya langsung merasa jengkel dan kecil kemungkinannya untuk merespons dengan cepat. Juga, cobalah untuk tidak terdengar seperti promosi dagang (misalnya, "Saya ingin berbicara dengan Anda tentang …") - tidak ada yang mau berurusan dengan itu.
Alih-alih, dapatkan perhatian kontak Anda dengan membuat segala sesuatu yang relevan dengannya. Saya suka mengatakan segala sesuatu yang mungkin dengan "Anda" - sebagai contoh, alih-alih mengatakan, "Saya ingin Anda melihat formulir ini, " katakan, "Klien Anda perlu persetujuan pada formulir ini." Ini adalah trik sederhana namun efektif.
Anda juga dapat menarik orang dengan memainkan kepribadian atau tombol panas mereka. Misalnya, seseorang yang memiliki sedikit ego kemungkinan besar akan merespons pengakuan terhadap betapa pentingnya dia (misalnya, “Saya menyadari pentingnya waktu Anda, jadi saya sarankan agar kita melakukan panggilan 10 menit untuk membahas studi kasus. ").
Mudah Menjawab dengan Cepat
Bahkan jika kontak Anda tertarik untuk membantu, seseorang yang sibuk tidak akan punya waktu untuk menyingkirkan melalui email yang berbelit-belit atau mendengarkan pesan suara yang panjang dan bertele-tele. Jadi, pastikan Anda merampingkan pesan Anda dan membuatnya mudah baginya untuk merespons dengan cepat dengan menggunakan taktik berikut.
Memiliki Baris Subjek Informatif
Gunakan baris subjek Anda untuk menunjukkan kebutuhan Anda segera dan bantu penerima memprioritaskan permintaan Anda. Dimulai dengan sesuatu seperti, "Untuk Ulasan, " "Membutuhkan Umpan Balik, " atau "Silakan Tanggapi pada hari Selasa, " adalah cara cepat untuk membuat ekspektasi Anda menjadi jernih sejak awal.
Langsung ke intinya
Jangan menghabiskan banyak waktu dalam pesan Anda dengan informasi atau kebaikan yang tidak relevan. Bersikap sopan dengan cepat, "Harapan pagi ini memperlakukan Anda dengan baik, " lalu selami pengantar dan alasan untuk menyangkal penerima. Jaga agar tetap sederhana ini (mis., "Klien Anda X dan saya bekerja bersama pada Y, dan saya diberi tahu bahwa Anda adalah kontak terbaik untuk Z").
Berikan Batas Waktu Tugas
Agar email atau voicemail Anda tidak dimasukkan ke dalam tumpukan "kapan pun saya sampai, " ajukan pertanyaan spesifik atau berikan item tindakan, dan berikan garis waktu kapan Anda lebih suka tanggapan. Dengan proyek dan klien tertentu, saya menemukan kesuksesan dengan menyatakan, “Mohon berikan umpan balik pada hari Jumat. Pada saat itu, saya akan memperbarui dan mengirim dokumen ini ke tim lain untuk ditinjau. "Ini cara yang baik untuk menyiratkan, " Jika Anda tidak tepat waktu, Anda telah kehilangan suara Anda dalam masalah ini. "
Berikan Rekomendasi
Jika Anda mencari jawaban untuk pertanyaan atau resolusi untuk suatu masalah, selalu berikan beberapa opsi dan rekomendasi Anda. Dengan melakukan ini, orang yang Anda hubungi harus lebih sedikit memikirkannya dan dapat merespons dengan cepat, "Ya, rekomendasi Anda baik-baik saja, " atau "Ayo pilih opsi # 1."
Tindak Lanjut dengan Cerdas
Jadi, Anda membuatnya mudah bagi penerima untuk merespons, dan Anda masih belum mendapatkan jawaban. Sekarang apa? Sudah waktunya untuk tindak lanjut. Mungkin sulit untuk menyeimbangkan antara membantu dan menyebalkan pada tahap ini, tetapi dimungkinkan dengan mengikuti jalur komunikasi yang benar.
Setelah email awal Anda, beri waktu tindak lanjut cepat yang masuk akal sesuai dengan tenggat waktu Anda. Email ini harus menyertakan email asli Anda dengan kalimat pendek di bagian atas untuk mengingatkan kontak Anda tentang permintaan dan tenggat waktu asli. Juga, pastikan untuk memasang kembali bahan yang dibutuhkan.
Email kedua dan Anda masih belum mendapat respons? Saatnya menelepon. (Tunggu setidaknya 24 jam setelah mengirim email tindak lanjut, kecuali Anda benar-benar membutuhkan sesuatu lebih awal.) Apakah Anda membawa orang itu di telepon atau meninggalkan pesan suara, singkat saja. Ingatkan dia tentang email asli, siapa Anda, dan apa yang Anda butuhkan.
Terlepas dari bagaimana Anda menindaklanjuti, selalu pergi dengan langkah berikutnya berada di tangan Anda- "Saya akan menindaklanjuti lagi besok, " atau "Jika saya tidak mendengar kabar dari Anda pada akhir hari, saya akan memasukkan sisa umpan balik tim dan mengirimkannya ke klien. "
Dan pastikan untuk melacak semua upaya untuk menghubungi orang tersebut - merujuknya dapat membantu menunjukkan urgensi Anda dan dapat terbukti bermanfaat jika Anda dipaksa untuk membuat cadangan untuk membantu Anda.
Tarik Senjata Besar
Pada catatan itu, jika Anda telah mencoba menghubungi seseorang beberapa kali tetapi tidak berhasil, cobalah menyalin pihak lain atas permintaan Anda. Balas email asli Anda (lagi), tambahkan "Hanya ingin check-in di email di bawah ini. Apakah Anda punya kesempatan untuk …? ”Dan menyalin bos Anda, klien, atau siapa pun yang Anda pikir akan memacunya. Ini bukan hal favorit saya untuk dilakukan, dan Anda mungkin sedikit mengganggu penerima, tetapi pasti akan memberi Anda tanggapan dalam keadaan darurat.
Opsi terakhir Anda adalah menemukan kontak lain yang dapat menjawab pertanyaan Anda atau mendorong penerima asli untuk merespons. Ini bisa berupa kontak internal dengan siapa Anda memiliki hubungan baik atau seseorang dengan kekuatan lebih. Peringatan: Ketika menjangkau dalam situasi ini, Anda tidak pernah ingin menyalahkan kontak asli. Alih-alih, hanya bingkai itu sebagai, "Saya perlu mendapatkan ASAP yang bergerak ini - dapatkah Anda membantu saya?"
Siapa yang tahu email atau voicemail bisa sangat rumit? Tidak peduli apa industri Anda, korespondensi dengan orang lain hampir selalu merupakan kebutuhan dan, sayangnya, colekan lambat akan selalu ada. Tetapi dengan tips ini, Anda harus bisa mendapatkan respons yang Anda butuhkan tepat waktu (atau, setidaknya, di beberapa titik). Sekarang keluarlah dan dapatkan jawaban!
