Mari kita hadapi itu: Atasan tidak sempurna. Dan terkadang, mereka perlu mengetahuinya. Apakah rapat tim manajer Anda yang panjang dan penuh dengan cerita pribadi mencegah semua orang menyelesaikan pekerjaannya atau pertandingan menjerit-jeritnya sehari-hari membahayakan hubungan Anda dengan departemen lain, kadang-kadang Anda perlu berbagi umpan balik konstruktif dengan bos Anda.
Dan ketika Anda melakukannya, itu bisa sangat menakutkan. Ambillah rasa takut yang jelas akan pembalasan karena memberi tahu dia sesuatu yang tidak ingin dia dengar dan tambahkan konsekuensi yang tidak diinginkan karena dianggap sebagai pengeluh, dan Anda harus menelan koktail keras.
Meski menakutkan, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan bahwa setiap percakapan umpan balik bersifat diplomatis dan produktif.
Pertimbangkan Biaya-Manfaat
Saya perhatikan selama bertahun-tahun, orang-orang tampaknya jauh lebih nyaman berbagi pendapat mereka daripada ketika saya pertama kali mulai - yang bisa menjadi hal yang baik. Tetapi, sebagai akibatnya, orang kadang mengatakan hal-hal yang mungkin lebih baik dibiarkan tidak terucapkan, atau setidaknya, harus dikatakan dengan cara yang lebih diplomatis.
Ketika saya pertama kali mulai sebagai manajer, saya memiliki satu karyawan seperti itu. Dia cerdas, dan pekerja yang hebat, jadi saya sering menghargai keterusterangannya terkait dengan pemecahan masalah sehari-hari. Tetapi, ketika dia memojokkan saya di depan seluruh tim dan mengatakan kepada saya bahwa saya melakukan tugas yang salah, saya terkejut. Dalam sekejap, dia telah menghancurkan kredibilitas saya dengan tim (belum lagi menghancurkan kepercayaan diri saya).
Lebih buruk lagi, ketika saya menariknya ke samping untuk berdiskusi, ternyata saya tidak melakukan kesalahan, hanya berbeda dari apa yang dimiliki manajer lama mereka. Seiring waktu, kami berdua menyadari bahwa pendekatan saya berhasil juga, tetapi butuh berbulan-bulan untuk memperbaiki kerusakan pada kepercayaan diri dan otoritas saya. Harga komentar itu cukup tinggi, dengan sedikit atau tanpa manfaat.
Meskipun umpan balik penting bagi Anda berdua, luangkan waktu untuk mempertimbangkan apakah input Anda benar-benar perlu disampaikan, bagaimana berbagi itu akan memengaruhi manajer Anda, dan apakah informasi itu pada akhirnya akan membantu - atau melukai - Anda dalam jangka panjang. Seperti yang mereka katakan, pilih pertempuran Anda. Kirimkan umpan balik yang menurut Anda perlu didengar bos Anda - dan lakukan dengan cara yang benar.
Tuliskan
Memberitahu atasan Anda bahwa dia tidak memenuhi harapan Anda menakutkan, jadi jangan mengandalkan keterampilan Anda untuk membawa Anda melalui jenis diskusi ini. Alih-alih, luangkan waktu untuk mengumpulkan dan menuliskan pemikiran Anda.
Pertama kali saya mendekati seorang manajer tentang masalah yang saya alami dengan kinerjanya, saya pikir saya hanya bisa mengabaikannya, dan tidak repot-repot menuliskan catatan apa pun. Sekitar 30 detik setelah percakapan, saya sangat menyesalkan kekhilafan itu. Pertama-tama, bos saya tidak berharap untuk menerima umpan balik dari seorang karyawan di luar musim tinjauan tahunan, jadi saya segera terjebak dalam mencoba menjelaskan diri saya dan mengapa kami ada di sana. Pada saat saya menemukan penjelasan, saya begitu terikat lidah dan gugup sehingga saya akhirnya hanya melontarkan semua hal yang mengganggu saya tentang dia. Tak perlu dikatakan, percakapan itu tidak berjalan dengan baik.
Catat beberapa bidang umum yang menjadi perhatian, dengan fokus pada masalah yang menurut Anda sangat penting untuk diatasi, dan detail pendukung apa pun yang akan membantu memicu diskusi yang produktif - panggilan telepon panik yang Anda dapatkan dari bosnya ketika dia terlambat 10 menit untuk rapat, sebagai contoh. Kemudian, tetap berpegang pada naskah. Meskipun mungkin tergoda untuk menumpuk setiap kencing hewan peliharaan kecil, jika tidak ada dalam catatan Anda, jangan membawanya. Buat diskusi tetap fokus pada topik yang telah Anda siapkan untuk atasi, dan simpan hal-hal kecil untuk lain waktu. Jika tidak cukup penting untuk membuatnya menjadi catatan Anda, itu bisa menunggu.
Juga, jangan pernah mengirim catatan ini kepada siapa pun melalui email, cukup tuliskan dengan cara kuno yang baik, dan rusaklah setelah Anda selesai. Kecuali jika ada masalah serius, tidak ada yang perlu tahu tentang hal ini kecuali Anda dan bos Anda, dan menghormati privasinya akan memastikan Anda berdua dapat mengatasi masalah ini tanpa masukan yang tidak diinginkan dari kolega Anda.
Tetap Berkelas - dan Spesifik
Sama pentingnya dengan mempersiapkan apa yang akan Anda katakan adalah menghabiskan waktu memikirkan bagaimana Anda akan mengatakannya. Cara Anda memulai interaksi ini akan mengatur nada untuk seluruh diskusi, dan dapat berarti perbedaan antara percakapan yang produktif dan yang, baik, yang mengerikan.
Intinya: Tetap berkelas, profesional, dan baik hati. Ketika berhadapan dengan bos Anda, mudah untuk melupakan bahwa mereka juga manusia, dan menganggap kulit mereka tahan terhadap kritik - tetapi percayalah, tidak.
Daripada hanya memberi tahu atasan Anda secara langsung, Anda pikir dia melakukan sesuatu yang salah, dekati dia secara pribadi dan tanyakan apakah Anda bisa menjadwalkan waktu untuk mengobrol. Kemudian, beri tahu dia apa yang ingin Anda diskusikan secara umum - misalnya, jika dia biasa terlambat untuk rapat pagi, katakan padanya Anda ingin menyampaikan pendapatnya pada rapat pagi. Dengan memberinya konteks yang tepat, Anda akan memberinya kesempatan untuk mulai merenungkan bagaimana memperbaiki situasi - dan bahkan mungkin mengilhaminya untuk mengatasi keterlambatannya sebelum Anda harus melakukannya. Tetapi, bahkan jika Anda harus mengemukakannya secara langsung, dengan mempertahankan profesionalisme Anda, Anda akan membantu memastikan tanggapan Anda didengar dalam pengaturan yang konstruktif.
Ingat, ini bukan tiket gratis untuk diturunkan dari atasan Anda, tetapi ini adalah kesempatan bagi Anda untuk menunjukkan bagaimana Anda menangani situasi tertentu atau seberapa spesifik Anda berdua bisa bekerja lebih baik bersama. Bagaimanapun, itulah yang ingin Anda capai.
Waspadai Umpan Balik yang Diminta
Akhirnya, sebuah peringatan tentang permintaan umpan balik dari bos Anda: Ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi - jika dia benar-benar meminta Anda untuk umpan balik, itu berarti dia ingin mendengarkan semua pikiran Anda, bukan? Yah, itu hanya sebagian benar. Jika Anda bertanya kepada orang penting lainnya bagaimana penampilan Anda dengan jeans yang baru saja Anda beli, sebagian dari Anda menginginkan jawaban yang jujur, tetapi yang lain mengharapkan ulasan yang bagus. Itu tidak begitu berbeda dengan bos Anda.
Saat pertama kali seorang bos meminta umpan balik kepada saya, saya tidak menyadari bahwa dia mencoba untuk mendapatkan jawaban atas beberapa pertanyaan spesifik, daripada masukan umum saya tentang bagaimana dia melakukannya. Dia baru saja melakukan review dengan manajemen senior, dan mereka merasa timnya membutuhkan lebih banyak panduan tentang penawaran produk tertentu, jadi dia berbicara kepada seluruh tim untuk mendapatkan rasa nyaman tentang apa yang mereka rasakan dengan informasi yang dia berikan. Ternyata, dia tidak ingin tahu bahwa saya menemukan keterlambatan kebiasaannya dan makan siang yang panjang melemahkan semangat.
Jika seorang manajer mendatangi Anda untuk meminta umpan balik, pastikan Anda berdua memberikan apa yang diinginkannya dan berdiskusi dengan Anda sendiri. Misalnya, jika bos Anda muncul di dekat meja Anda dan bertanya bagaimana pendapat Anda tentang dia, katakan padanya Anda menghargai kesempatan untuk membagikan pemikiran Anda, dan minta dia untuk menjelaskan secara lebih terperinci tentang apa yang ingin dia pelajari.
Kemudian, ketika Anda memiliki ide yang lebih baik tentang apa yang dia cari, cobalah untuk menjadwalkan waktu tertentu untuk berbicara, sehingga Anda akan memiliki waktu untuk memikirkan jawaban Anda. Percayalah, itu akan menjadi percakapan yang lebih baik, lebih produktif untuk Anda berdua. Juga, ketahuilah bahwa jika Anda berencana untuk mengajukan kritik, Anda harus melalui langkah 1 hingga 3 di atas. Hanya karena bos Anda meminta umpan balik, bukan berarti Anda harus berhemat dalam persiapan - dan hanya karena dia bertanya bagaimana dia mengelola proyek, bukan berarti dia ingin mendengar dia mengacaukan semuanya.
Berbagi umpan balik dengan atasan Anda membutuhkan banyak pemikiran, persiapan, dan empati - ini bukan sesuatu yang Anda dekati dengan enteng. Tetapi, dengan perencanaan yang cermat, Anda masih bisa memberi umpan balik kepada manajer Anda yang dia butuhkan untuk membantu Anda berdua berhasil.
