Sebagai manajer baru, Anda akan segera menyadari bahwa alasan seperti jam - pada saat proyek besar, laporan, atau penugasan akan jatuh tempo, mereka akan berdatangan: “Saya tidak punya waktu, ” “ Saya hanya memiliki terlalu banyak hal lain di piring saya sekarang, "" Saya tidak pernah belajar bagaimana melakukan itu, "atau - favorit pribadi saya-" Proyek apa? "
Dan sementara uap praktis mengalir keluar dari telinga Anda pada alasan-alasan yang lemah ini, sulit untuk mengetahui bagaimana harus bereaksi. Antara hanya perlu menyelesaikan pekerjaan secepat mungkin dan merasakan sedikit simpati bahwa mungkin karyawan Anda benar - benar memiliki terlalu banyak proyek di piringnya, Anda mungkin merespons dengan beberapa versi, “Tidak apa-apa. Saya hanya akan mengurusnya. "
Saya juga pernah ke sana. Seperti yang ingin saya katakan, saya selalu menjadi bos yang teguh dan terhormat - saya akui: saya sudah penurut. Dan saya belajar dengan cara yang sulit bahwa ketika Anda terbiasa menerima alasan seperti ini, karyawan Anda akan dengan cepat berjalan di sekitar Anda dan otoritas Anda.
Syukurlah, saya telah menemukan beberapa cara untuk menolak alasan - strategi yang tidak hanya membuat hidup saya lebih mudah, tetapi membantu menciptakan budaya akuntabilitas yang menyeluruh di antara tim saya. Lain kali alasan itu masuk, coba ini.
Berhenti Mengatakan "Tidak apa-apa"
Ketika seorang karyawan akan berjalan ke kantor saya, bahu membungkuk dan mata anak anjing di efek penuh, saya tidak bisa membantu tetapi meminjamkan telinga yang simpatik. Jadi, ketika dia menjelaskan, "Saya begitu kewalahan dengan pekerjaan saya yang lain belakangan ini - saya hanya tidak punya waktu, " Saya tidak bisa mengumpulkan keberanian untuk menanggapi dengan apa pun kecuali, "Oh, tidak apa-apa."
Hal yang sama terjadi ketika seseorang tidak tahu cara menarik nomor untuk laporan tertentu, tidak bisa membuat klien membalas teleponnya, atau terlalu gila malam untuk masuk ke kantor tepat waktu keesokan paginya. Saya akan jatuh ke dalam perangkap yang sama dan mengulanginya lagi: "Tidak apa-apa" -bahkan alasan-alasan ini jauh dari dapat diterima.
Jadi, belajarlah dari kesalahan saya dan ambil langkah pertama - dan yang sangat penting - untuk menjaga akuntabilitas karyawan Anda: Berhentilah mengatakan "tidak apa-apa." Ini adalah ungkapan yang mudah untuk diungkapkan sebagai respons simpatik yang wajar, tetapi yang sebenarnya Anda sampaikan adalah bahwa itu sepenuhnya dapat diterima untuk membuat alasan untuk perilaku buruk. Apakah itu yang Anda inginkan untuk dipikirkan oleh tim Anda?
Sebaliknya, Nyatakan Kekecewaan
Tentu saja, Anda juga tidak boleh membawanya ke ekstrem yang lain dan menyerang dengan kasar. Alih-alih, salurkan masa kecil Anda: Ketika Anda melakukan sesuatu yang salah, Anda tidak perlu takut akan hukuman Anda (meskipun dihukum selama dua minggu adalah hambatan yang serius) -lebih dari itu, Anda takut frasa yang tidak menyenangkan itu: “Saya sangat kecewa dengan kamu."
Anda tidak perlu menggunakan kata-kata yang tepat itu, tetapi Anda harus menyampaikan rasa kecewa ketika seorang karyawan menghasilkan alasan yang tidak dapat diterima. Jelaskan dengan tepat bagaimana apa yang dia lakukan (atau tidak lakukan) berdampak pada Anda, tim, dan perusahaan secara keseluruhan: “Saya benar-benar mengandalkan Anda untuk menyelesaikan anggaran bulanan pagi ini, Megan. Karena kita tidak memilikinya, anggota tim lainnya harus berjuang keras untuk menarik angka-angka itu. ”
Ketika karyawan Anda menyadari bahwa pengawasannya tidak hanya memengaruhi dirinya - tetapi juga seluruh timnya - ia lebih mungkin menariknya bersama di waktu berikutnya.
Jangan Takut untuk Mengajukan Pertanyaan
Setelah banyak latihan, saya belajar bahwa saya tidak bisa membiarkan percakapan berhenti setelah saya mendengar dan mengakui alasan karyawan. Alih-alih, Anda harus menggunakan setiap alasan sebagai kesempatan untuk menggali, mengajukan pertanyaan, dan menentukan akar penyebab masalah.
Jika seorang karyawan bersikeras dia tidak punya waktu untuk melakukan suatu proyek, tanyakan, "Kapan Anda memulai proyek ini?" "Kapan proyek ini ditugaskan untuk Anda?" Dan "Bagaimana Anda memprioritaskan waktu Anda?" Atau, kapan seorang karyawan berkata, "Tidak seorang pun dari departemen keuangan akan mengirim saya email kembali, " katakan, "Apakah Anda mencoba menelepon?" atau "Apakah Anda mengomunikasikan masalah itu kepada saya atau manajer lain?"
Jika Anda mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda akan paling sering membuktikan - tanpa secara eksplisit mengatakannya - bahwa banyak alasan tidak 100% dapat dibenarkan (yaitu, jika karyawan Anda telah memulai proyek ketika pertama kali menugaskannya, ia akan memiliki banyak waktu). Tetapi lebih dari itu, mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini akan menyampaikan kepada karyawan Anda bahwa Anda tidak hanya akan duduk dan menerima alasan tanpa sepatah kata pun.
Tidak apa-apa untuk Menyatakan Kepedulian
Bergantung pada jawaban yang Anda dapatkan dari pertanyaan-pertanyaan ini, ada juga kemungkinan Anda akan menemukan beberapa masalah yang sah yang perlu ditangani. Mungkin sulit untuk memisahkan seorang karyawan yang benar-benar tidak memiliki sumber daya yang tepat untuk menyelesaikan suatu proyek dari seorang karyawan yang tidak akan mengerahkan upaya untuk meminta bantuan - tetapi terserah Anda, sebagai manajer, untuk menggali masuk dan cari tahu.
Misalnya, ketika salah satu karyawan saya terus-menerus membuat alasan, "Saya terlalu sibuk dengan pekerjaan, " saya tergoda untuk menganggapnya sebagai manajemen waktu yang buruk - tetapi memutuskan untuk melihat lebih dekat pada beban kerjanya. Saya membahas tanggung jawabnya dan memverifikasi sejumlah proyek yang dia miliki, dan saya menyadari bahwa dia memang memiliki lebih banyak pekerjaan daripada anggota tim lainnya. Sebagai hasilnya, saya dapat mendistribusikan kembali beberapa karyanya dan - voilà! - Alasan itu berhenti.
Meskipun penting untuk menjaga diri agar tidak menjadi penurut - jika Anda memandang setiap alasan sebagai karyawan malas yang berusaha keluar dari pekerjaannya, Anda mungkin mengabaikan beberapa masalah yang sah.
Tetapkan Harapan untuk Waktu Berikutnya
Setelah Anda memilah-milah penjelasan, motivasi, dan masalah yang lebih dalam, tetapkan harapan yang jelas untuk masa depan.
Jika karyawan Anda mengalami kesulitan mengatur waktunya, misalnya, tunjukkan beberapa strategi manajemen waktu yang baik dan tindak lanjut dalam beberapa minggu untuk memastikan dia masih di jalurnya. Jika karyawan Anda “hanya tidak tahu bagaimana” menyelesaikan tugas, pastikan dia mengetahui sumber daya yang tersedia baginya di departemen lain di perusahaan - dan bahwa dia mengerti bahwa dia diharapkan mengambil inisiatif untuk melacak sumber daya tersebut, sebagai gantinya menunggu batas waktu berlalu hanya untuk menyalahkan.
Setiap kali seorang karyawan mendatangi Anda dengan alasan, jangan hanya mengabaikannya dan berharap itu tidak terjadi lagi. Gali, ajukan pertanyaan sulit, dan tunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda serius dengan pekerjaan dan kesuksesan mereka. Seiring waktu, Anda akan menyampaikan bahwa Anda tidak akan menerima apa pun yang kurang baik - dan karyawan Anda akan menyadari bahwa tidak ada ruang untuk alasan.
