Bekerja di kantor perusahaan besar bisa menjadi berkah dan kutukan.
Di satu sisi, Anda memiliki banyak sumber daya yang tersedia - bantuan teknis, tim kreatif, mentor, ruang persediaan yang lengkap, dan apa pun yang Anda perlukan hanya dengan pesanan pembelian saja.
Tetapi di sisi lain, birokrasi pengaturan perusahaan dapat dengan mudah meredam ide-ide baru dan memperlambat pekerjaan yang perlu Anda lakukan. Antara kebijakan yang tidak perlu, dokumen yang tidak ada habisnya, dan kurangnya otoritas pengambilan keputusan, Anda dapat mulai bertanya-tanya apakah pembuat peraturan perusahaan secara aktif berusaha membuat pekerjaan Anda lebih sulit.
Yang benar adalah, Anda mungkin tidak akan bisa sendirian menyingkirkan perusahaan dari kekonyolan semacam ini - eh, birokrasi - dalam waktu dekat. Tetapi, dengan menghadapinya secara langsung dan menghadapinya dengan cara yang benar, Anda dapat membuatnya jauh lebih tidak membuat frustrasi pada diri sendiri dan tim Anda.
Setelah menghabiskan beberapa tahun di dunia korporat, berikut adalah hal-hal yang menurut saya paling membuat frustrasi - dan bagaimana saya belajar menanganinya secara proaktif.
Masalah: Kurangnya Transparansi
Kecuali Anda berada di C-suite, kemungkinan Anda tidak akan mendapatkan banyak informasi tentang keputusan bisnis perusahaan Anda. Bahkan jika Anda berada dalam peran pengawasan, Anda mungkin akan dibutakan oleh pengumuman yang tidak terduga, inisiatif baru, dan perubahan kebijakan.
Ambil kantor saya sendiri: Sekitar sebulan yang lalu, empat karyawan di departemen saya dipanggil ke rapat tempat mereka diberhentikan - semua tanpa sepengetahuan saya sebelumnya. Sebagai penyelia mereka, saya bergegas ke manajer saya untuk menanyakan apa yang dia ketahui tentang situasi tersebut. Ternyata, dia tidak tahu PHK itu terjadi, informasi apa yang mereka didasarkan, dan jika ada lebih banyak datang.
Hal yang sama terjadi ketika perusahaan kami dibeli dan bergabung dengan perusahaan lain. Perubahan dalam struktur dan manajemen hanya disampaikan kepada departemen tertentu, membuat karyawan lain bergantung pada desas-desus sampai informasi disaring secara strategis.
Cara Bertransaksi
Benar-benar tidak ada cara yang dijamin untuk mendapatkan wawasan tentang pekerjaan internal perusahaan Anda - jika CEO tidak ingin Anda mengetahuinya, Anda mungkin tidak akan bisa mengetahuinya. Namun, tidak ada salahnya untuk secara teratur berkomunikasi dengan penyelia Anda dan menanyakan apa yang ia ketahui tentang situasi tertentu. Saya telah menemukan bahwa bahkan jika manajer saya tidak dapat memberi saya banyak hal spesifik, saya dapat mengumpulkan informasi sesekali (yang setidaknya memberi saya gambaran besar, bahkan jika saya tidak dapat melihat semuanya).
Sisi lain dari berurusan dengan kurangnya pengetahuan (dan frustrasi yang menyertainya) adalah fokus menjadi gesit dalam peran Anda. Mungkin sulit, jika Anda dapat belajar untuk menerima perubahan dengan cara yang anggun dan tenang (daripada mengeluh atau terus-menerus bertanya mengapa hal-hal tidak dapat kembali seperti semula), Anda akan memiliki waktu yang jauh lebih mudah untuk menyesuaikan dan mengambil perubahan dengan tenang.
Masalah: Kebijakan yang Tampaknya Tidak Berguna
Periksa buku pegangan perusahaan mana pun, dan Anda akan menemukan kebijakan demi kebijakan mengenai segala hal mulai dari perilaku yang diharapkan hingga aturan berpakaian hingga cuti. Dan sebagian besar, Anda mungkin tidak mempertanyakan mengapa kebijakan ini diperlukan.
Yaitu, sampai Anda menemukan aturan yang menetapkan sesuatu yang absurd: Misalnya, PTO hanya dapat diminta dalam peningkatan setengah atau sehari penuh, alih-alih per jam (dan setengah jam? Lupakan!) - jadi Anda harus untuk menggunakan empat jam dari waktu liburan yang berharga itu untuk membuat janji dengan dokter, bukan hanya satu. Atau, aturan yang menyatakan bahwa karyawan setiap jam tidak dapat menggunakan ponsel mereka untuk mengirim pesan teks atau menjelajahi internet bahkan ketika mereka sedang tidak bekerja saat makan siang dan istirahat.
Untuk kantor yang penuh dengan orang dewasa yang tahu bagaimana menyelesaikan pekerjaan? Kebijakan ini tampaknya tidak perlu dan tidak adil.
Cara Bertransaksi
Frustasi seperti aturannya, mungkin ada alasan yang sah untuk itu. Saya telah menemukan bahwa itu membantu saya menerima (dan menegakkan) mereka jika saya bisa mendapatkan informasi lebih lanjut tentang alasan-alasan itu. Jika, misalnya, saya mengetahui bahwa sistem PTO kami tidak dapat memproses apa pun selain permintaan empat atau delapan jam, saya merasa lebih puas daripada berasumsi bahwa departemen SDM kami hanya ingin memaksa kami untuk menggunakan waktu kami secepat mungkin. (Saya juga tahu, mengingat bahwa ini adalah satu-satunya alasan peraturan ini, bahwa mungkin saja membuatnya sesuai aturan - seperti mengizinkan seorang karyawan untuk melewatkan jam makan siangnya untuk menebus janji dokter yang membuatnya terlambat.)
Masalah: Kurangnya Kemampuan Membuat Keputusan
Sampai Anda berada di posisi setingkat direktur, Anda benar-benar tidak punya banyak waktu untuk mengambil keputusan atas nama tim, klien, atau bahkan, benar-benar, diri Anda sendiri.
Misalnya, fungsi utama tim saya adalah mengatur perangkat lunak klien untuk mengirimkan klaim asuransi secara elektronik, tetapi kami juga baru-baru ini diberi tanggung jawab untuk menanggapi perselisihan faktur. Jadi, klien akan menelepon, marah bahwa mereka ditagih dua kali jumlah yang seharusnya. Kami dapat meneliti masalah ini sampai batas tertentu, karena kami dapat login dari jauh ke sistem mereka.
Tetapi tangkapannya adalah, bahkan jika kami menemukan bahwa faktur itu tidak benar, kami tidak memiliki akses ke kontrak klien, yang menjelaskan apa itu faktanya dan tidak bertanggung jawab untuk membayarnya. Sekalipun jelas bahwa klien itu layak mendapat kredit karena membayar lebih, kami tidak berwenang memberikannya kepadanya. Kami harus memindahkan klien ke departemen lain, kemudian harus naik pangkat untuk mendapatkan persetujuan. Itu melelahkan dan menyebalkan bagi semua orang yang terlibat.
Apa pun posisi Anda bekerja, kemungkinan Anda juga akan mengalami hal ini. Anda mungkin tidak berwenang untuk membuat keputusan, mengubah proses, atau mengambil risiko untuk klien tanpa persetujuan yang tepat - yang dapat membuat beberapa situasi tidak nyaman.
Cara Bertransaksi
Jika saya tahu sebelumnya bahwa saya bukan orang yang tepat untuk melakukan perubahan atau memberikan persetujuan untuk sesuatu, saya ingin memberikan pengungkapan penuh dari sejak awal. Jadi, ketika berbicara dengan klien tentang faktur, saya akan mengawali percakapan dengan menjelaskan, “Saya akan membantu meneliti masalah ini, tetapi untuk benar-benar memperbaiki faktur Anda, saya harus memindahkan Anda ke layanan pelanggan kami departemen, oke? "
Dengan menetapkan harapan yang benar dengan siapa pun yang terlibat, Anda akan menghilangkan frustrasi yang akan muncul jika Anda menunggu sampai akhir percakapan untuk menjelaskan kurangnya otoritas Anda.
Masalah: Dokumen Tak Berujung dan Pita Merah
Meskipun Anda mungkin memiliki daftar tugas yang tak ada habisnya dan daftar proyek yang penuh, sebenarnya membuat kemajuan pada barang-barang itu sering ternyata lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Alih-alih menyelam langsung, Anda terlebih dahulu harus membuat rencana proyek, merinci siapa yang perlu Anda libatkan, biaya yang akan Anda keluarkan, dan tabel waktu yang diharapkan.
Untuk mendapatkan umpan balik tentang hal itu, Anda akan mengirim email kepada bos Anda - dan ketika Anda tidak mendapat kabar setelah seminggu, Anda akan mengirim beberapa pesan tindak lanjut. Anda akan menunggunya untuk mendapatkan persetujuan dari garis depan, dan hanya kemudian, beberapa minggu setelah Anda "memulai" proyek, Anda benar-benar dapat memulai.
Terdengar akrab? Dalam lingkungan seperti ini, sulit - dan sangat membuat frustrasi - untuk benar-benar menyelesaikan sesuatu.
Cara Bertransaksi
Sayangnya, menolak proses persetujuan yang ada, lama dan membosankan, hanya akan membuatnya lebih lama. Karyawan saya, misalnya, sering datang kepada saya untuk mengeluh tentang cara tertentu dalam melakukan sesuatu, dan setiap kali, saya akan bertanya, "Bisakah Anda mendokumentasikan beberapa contoh?" Lagi pula, itulah satu-satunya cara saya dapat menentukan apakah suatu perubahan dapat dilakukan - dan berikan kepada atasan jika demikian. Jika staf saya tidak siap dengan contoh-contoh itu, itu menambahkan setidaknya satu atau dua hari ke dalam proses - tetapi jika mereka siap, kita dapat segera mulai.
Hal yang sama berlaku untuk penyusunan rencana proyek, mengisi dokumen, dan menyusun rencana proyek. Ya, itu menyebalkan, tetapi jika Anda dapat mengantisipasi kebutuhan mereka dan memulai lebih awal, Anda akan memulai (dan Anda akan menghindari frustrasi mendengar bos Anda mengulangi, “Sudahkah Anda mendokumentasikan ini? "). Kiat pro: Coba buat templat yang dapat digunakan kembali yang dapat Anda gunakan saat meminta persetujuan, menyarankan perubahan, atau menyajikan ide.
Pada akhirnya, ada aturan dan kebijakan karena mereka memungkinkan bisnis berjalan dengan lancar. Mereka mungkin frustasi, tetapi mereka tidak ke mana-mana. Tetapi dengan menyesuaikan cara Anda berurusan dengan birokrasi, Anda akan dapat lebih mudah menavigasi perairan - dan Anda akan membuat perbedaan besar dalam kehidupan kerja sehari-hari Anda.
