Sebagai seorang manajer, salah satu cara terbaik untuk mempersiapkan staf Anda untuk penugasan di masa depan adalah dengan mendelegasikan tugas yang akan (dengan ramah) memaksa mereka untuk melakukan peregangan di luar zona kenyamanan mereka. Tugas-tugas peregangan ini sering menghasilkan setidaknya pembelajaran dan pertumbuhan sebanyak kelas pelatihan atau seminar. Bahkan, penulis Cynthia McCauley mengatakan, "Ketika manajer dan eksekutif diminta untuk menggambarkan karier mereka, 50-75% dari pengalaman yang mereka gambarkan adalah tantangan yang dihadapi dalam tugas mereka di tempat kerja."
Namun, mendelegasikan bisa menjadi sulit ketika Anda ingin seorang karyawan mengambil tugas yang berada di luar tanggung jawabnya yang “normal”. Ketika ini terjadi, Anda berisiko mendengar orang yang ditakuti, "Itu bukan pekerjaan saya."
Agar karyawan menerima tanggung jawab tambahan ini, manajer harus mengambil langkah-langkah untuk membingkai proyek baru secara efektif. Tidak ada solusi yang sangat mudah untuk memberikan tugas tanpa pushback; namun, Anda dapat meminimalkan frekuensi (dan tingkat keparahan) resistensi dengan mempraktikkan tiga teknik sederhana ini.
1. Banding untuk Kepentingan Karyawan
Dalam buku All In oleh Adrian Gostick dan Chester Elston, penulis mengatakan bahwa untuk membuat orang peduli, manajer harus menciptakan "WIIFM, " atau Apa untungnya , untuk setiap karyawan. Saat memberikan tugas yang di luar tanggung jawab pekerjaan normal, Anda perlu membingkainya sedemikian rupa sehingga menarik bagi karyawan.
Terus terang, tidak masalah mengapa Anda ingin pekerjaan dilakukan. Jika karyawan Anda tidak dapat menemukan alasan untuk melakukannya, ia mungkin mengatakan tidak. Jadi, jika karyawan tersebut menyatakan minatnya untuk dipromosikan, diskusikan bagaimana proyek ini akan terbukti berharga dalam mencapai tujuan itu. Atau jika dia mengeluh tentang pekerjaan yang terlalu sedikit atau meminta lebih banyak kesempatan untuk membangun keterampilan, jelaskan bagaimana proyek ini melayani kebutuhan dan tujuan individu karyawan - serta orang-orang di perusahaan.
2. Jual Manfaat, Keras
Jangan salah: Mendelegasikan tugas yang berat seringkali merupakan pekerjaan penjualan. Bahkan jika manfaatnya jelas bagi Anda - dan Anda berpikir bahwa manfaat itu harus sama jelasnya bagi karyawan Anda. Tenaga penjualan yang sukses akan memberi tahu Anda bahwa jalan termudah menuju penjualan adalah dengan memanfaatkan emosi pembeli. Hal yang sama berlaku ketika menjual karyawan Anda pada proyek baru (yang tampaknya tidak relevan atau tidak diinginkan).
Jadi, ketika membahas penugasan, pimpin dengan manfaat mengambil penugasan (daripada spesifik tugas dan bagaimana Anda ingin diselesaikan). Jika penugasan ini memberi karyawan semakin banyak kebebasan untuk membuat keputusan atau peluang untuk berjejaring dengan orang-orang berpengaruh di luar kantor, pastikan untuk memberi tahu dia - dan jangan mengubur lede Anda.
Tidak cukup hanya membahas apa yang harus diperoleh karyawan (per poin satu). Bagaimana Anda melakukan diskusi sama pentingnya, karena Anda berisiko kehilangan penjualan jika Anda membahas mekanisme proyek baru sebelum Anda mendapatkan manfaatnya.
3. Tunjukkan Dukungan Anda
Kadang-kadang karyawan akan menolak tugas tambahan karena mereka khawatir tentang bandwidth. Mereka bertanya-tanya bagaimana sebuah proyek baru - yang bahkan tidak ada di ruang kemudi mereka - akan cocok dengan jadwal mereka yang sudah sibuk (tanpa memotong kegiatan lain, seperti waktu keluarga).
Jadi, saat Anda menetapkan proyek baru, tanyakan tentang keseluruhan beban kerja karyawan, dan tanyakan bagaimana Anda dapat memberikan bantuan. Misalnya, jika proyek ini lebih diprioritaskan daripada item lain di piringnya, beri tahu dia bahwa Anda akan fleksibel dengan tenggat waktu lainnya.
Selain itu, pastikan untuk menguraikan alat dan sumber daya yang dapat Anda berikan untuk membantu penyelesaian tugas. Baik itu pelatihan untuk menyelesaikan sebagian tugas, atau akses ke seseorang di jaringan Anda yang bisa menjadi sumber daya, tawaran dukungan ini akan sangat membantu.
Apa pun tugas yang Anda delegasikan - atau seberapa jauh mereka dari tanggung jawab sehari-hari staf Anda - ingatlah bahwa tindakan mendelegasikan bisa menjadi lebih penting daripada tugas yang diberikan. Anda menugaskan tugas yang akan mempersiapkan karyawan Anda untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar dan lebih baik di masa depan. Jadi, gunakan teknik di atas untuk menyajikan kesempatan, dan Anda akan memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk mendapatkan "ya!" Yang antusias dari karyawan yang menerima tugas.
