Kita semua ingin menjadi diri kita yang terbaik di tempat kerja, tetapi bagi banyak dari kita ada satu hal yang tidak bisa kita goyang: terlambat.
Manifesto sopan santun Greg Savage, “No You Not 'Running Late, ' You Are Rude and Selfish” telah dibagikan dan di-posting ulang ribuan kali sejak diterbitkan pada tahun 2010. Belum lagi, Anda tahu itu tidak terlihat baik ketika Anda muncul ke rapat staf setelah semua orang sudah duduk. Tetapi selain merasa malu karena dipanggil, apa yang bisa Anda lakukan dalam hidup Anda sendiri?
Atasi di tingkat mikro.
Jika Anda bekerja di lingkungan kantor yang menggunakan Microsoft Outlook atau Kalender Google, berikut adalah taktik dua langkah untuk menjadi tepat waktu dan benar-benar siap untuk setiap pertemuan yang Anda miliki di kalender Anda. Karena Outlook dan Kalender Google memiliki alarm default yang diatur untuk berdering 10 menit sebelum janji yang dijadwalkan, gunakan itu sebagai jendela untuk memastikan Anda benar-benar siap untuk apa yang selanjutnya. Kemudian, setelah berbunyi:
10 Menit Sebelumnya
Apakah ini pertemuan yang Anda pimpin atau hadiri, gunakan waktu ini untuk memastikan Anda memiliki yang Anda butuhkan. Ketika alarm berbunyi, hentikan apa pun yang Anda lakukan sebelumnya dan jawab pertanyaan ini:
- Apakah saya memiliki semua materi yang benar?
- Apakah anggota tim saya sudah siap?
- Apakah saya siap untuk setiap pembaruan atau pengumuman yang perlu saya buat?
- Apakah ruang dan peralatan ruang pertemuan sudah siap?
- Apakah saya perlu memberikan informasi kepada orang-orang yang saat ini menggunakan ruang yang saya pesan?
Tentu saja, Anda tidak perlu menunggu sampai sebelum pertemuan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini (sebenarnya, membantu menjadikannya bagian dari rutinitas pagi Anda). Namun, dengan menghadap mereka sekarang, Anda melakukan bagian Anda untuk memastikan rapat jam 1 siang tidak dimulai dengan Anda menunggu di mesin fotokopi.
5 Menit Sebelum
Jika semuanya berjalan baik dengan lima menit pertama, tepuk diri Anda di belakang dan langsung menuju meja rapat. Bahkan jika Anda merasa gelisah saat menunggu, hindari godaan untuk kembali ke meja Anda atau memulai tugas besar baru. Perjalanan kamar mandi dan memulai email baru bisa memakan waktu lebih lama dari yang Anda harapkan dan membuat Anda terlambat ke pertemuan.
Alih-alih, akui dorongan itu untuk memeriksa satu hal lagi dari daftar tugas Anda dan gunakan apa yang oleh pakar manajemen waktu Eva Wisnik sebut sebagai "tempat parkir." Sepanjang hari Anda, simpan satu catatan Post-it di meja Anda untuk mencatat mereka yang tidak tugas-kritis yang melompat ke kepala Anda seperti iklan pop-up (berpikir melacak urutan UPS, memindai halaman berita, atau memeriksa feed media sosial Anda). Anehnya, saya menemukan bahwa menambahkan item ke tempat parkir saya memberikan perasaan resolusi, meskipun saya tidak menyelesaikannya pada saat itu.
Kemudian, dalam lima menit terakhir sebelum rapat dimulai, sementara semua orang (semoga) memasuki ruangan, lihat apakah Anda dapat menghapus salah satu tugas dari tempat Anda.
Bergantung pada seberapa besar ruang kantor Anda, Anda mungkin perlu menyesuaikan "10 menit" untuk memperhitungkan waktu perjalanan antar lantai, tetapi prinsipnya tetap berlaku: Berhenti, bersiap-siap, dan pergi. Dengan melakukan ini, Anda berencana tidak hanya tepat waktu, tetapi juga lebih awal. Yang terbaik dari semuanya, Anda akan merasa produktif dan terlihat baik untuk tim Anda. Oh, dan tak seorang pun harus tahu bahwa Anda memeriksa "suka" Anda sebelum pertemuan - itu akan menjadi rahasia kecil kami!
