Email secara bersamaan telah merevolusi kehidupan profesional kami dan membuat mereka sakit kepala sepenuhnya.
Di sisi revolusioner, kemampuan untuk mengirim pesan tepat waktu kepada orang-orang - dan membuatnya tepat di depan wajah mereka setiap saat - cukup luar biasa. Kita dapat menjangkau orang lain tanpa mengganggu makan malam mereka, membangunkan mereka di malam hari, atau membuat mereka berhenti di tengah pertemuan, percakapan, atau acara lain untuk mengakui kita. Namun, pada saat yang sama, kami menyadari bahwa pesan-pesan kami kemungkinan akan terlihat dalam beberapa menit atau jam setelah kami mengirimkannya.
Namun, di sisi sakit kepala yang penuh, email mengikis kualitas hidup kita, kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dan - bagi banyak orang - perasaan sehat. Penelitian dalam beberapa tahun terakhir menunjukkan bahwa rata-rata profesional menghabiskan hingga sepertiga dari minggu kerjanya lebih dulu dalam kotak masuk. Bagi para profesional yang sibuk yang tidak mampu untuk memberikan sepertiga dari jam kerja mereka, ini juga sering diterjemahkan menjadi banyak waktu larut malam dihabiskan melalui pesan, hanya untuk membangunkan dan menemukan lusinan yang baru menunggu di sana.
Dan setelah berbulan-bulan atau bertahun-tahun dari siklus ini, Anda dapat membayangkan bagaimana orang yang menerima email Anda yang sangat penting mungkin merasa sedikit kesal bahkan sebelum membukanya.
Jadi, bagaimana Anda bisa menggunakan alat ini untuk keuntungan Anda - apakah itu melalui pencarian kerja aktif atau dalam kehidupan profesional sehari-hari Anda - tanpa membuat puing-puing di kotak masuk pihak lain atau membuatnya merasa terkubur hidup-hidup?
Langkah 1: Tanyakan pada Diri Sendiri, "Apakah Pesan Ini Cukup Penting untuk Mendapat Email?"
Mari jujur. Persentase yang wajar dari catatan yang Anda kirim (terutama pemikat yang ditakuti "Saya pikir saya akan melanjutkan dan CC semua orang") mungkin tidak perlu dikirim. Anda bisa muncul di atas meja rekan kerja Anda, mengirim pesan singkat, atau mencari tahu semuanya karena kesepian Anda.
Jadi sebelum menyemprot lada ke tanah dengan komunikasi, tanyakan pada diri sendiri "Apakah ini perlu dikirim?" Dan tepat setelah itu (dengan asumsi jawaban pertama Anda adalah "ya"), tanyakan pada diri sendiri, "Apakah ini media terbaik untuk pesan yang saya butuhkan?" untuk menyampaikan?"
Jika ya, lanjutkan.
Langkah 2: Manfaatkan Baris Subjek
Jika Anda ingin pesan Anda diterima dengan baik, baca dengan cepat, dan, jika pantas, balas, lakukan ini: Strategis langsung dari baris subjek.
Alih-alih membuang dalam beberapa baris subjek membosankan, terlalu sering digunakan atau penuh-membosankan (misalnya, "Menindaklanjuti" atau "Pertanyaan" atau "Butuh Bantuan"), ambil orang itu di halo. Pertimbangkan sesuatu seperti, "Disebut oleh Bill Smith - Peran Manajer Pemasaran" atau "Permintaan Tepat Waktu - Memerlukan Tanda Tangan pada Siang Hari Kamis" Heck, jika pesan Anda cukup singkat, buatlah seluruh email sebagai baris subjek ("Bolehkah Saya Meminjam Kantor Anda @ 2 PM Hari Ini? ”)
Intinya di sini adalah ini: Asumsikan email Anda akan duduk di rumpun dengan sekelompok orang lain di kotak masuk penerima. Baris subjek yang menarik akan membantu memastikan itu dibaca (dan ditanggapi) secara tepat waktu.
Oh, dan catatan tambahan, cadangan opsi "tandai ini mendesak" untuk situasi yang benar-benar mendesak. Cara tercepat untuk mengganggu seseorang adalah dengan "bendera merah" sesuatu yang mendesak bagi siapa pun kecuali Anda.
Langkah 3: Buat Segala Sesuatu Mudah di Pihak Lain
Sebagai orang yang menerima 100+ email setiap hari, saya bekerja sangat keras untuk membuat kehidupan orang-orang yang saya kirimi email menjadi mudah. Dan saya suka sekali ketika mereka melakukan hal yang sama pada saya. Bagaimana, secara spesifik, Anda bisa melakukan ini?
Pertama, jika catatan Anda lebih merupakan titik informasi daripada sesuatu yang Anda harapkan responsnya, pertimbangkan untuk memulai dengan sesuatu seperti, "Tidak perlu balasan - saya hanya ingin memberi tahu Anda bahwa …"
Itu juga akan meringankan beban pada kotak masuk Anda karena pihak lain tidak akan merasa terdorong untuk mengirim kembali catatan yang mengatakan, "Terima kasih untuk ini" atau "Pesan diterima."
Selanjutnya, simpan benda sesingkat mungkin. Pergi melalui dan mengoreksi sebelum memukul mengirim. Apakah ini singkat? Bisakah Anda memotong sesuatu yang tidak penting? Apakah Anda memulai pemikiran yang kacau dan berakhir dengan esai 14 paragraf? Jangan mengirim sesuatu yang merepotkan jika Anda bisa menyampaikan pesan yang sama dengan setengah salinan.
Juga, jika Anda memiliki satu atau dua poin “tidak boleh terlewatkan” yang Anda coba buat, pertimbangkan untuk membuat mereka berani sehingga peninjau melihat mereka segera. (Gunakan saja hati-hati - kamu tidak ingin itu terlihat seperti kamu berteriak pada orang itu.)
Dan akhirnya, bekerjalah seperti orang gila untuk meletakkan semua yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dalam satu email, bukan lima. Sesekali, “Ups! Saya lupa keterikatannya! ”Atau“ Oh, tembak, satu hal lagi… ”cegukan disebut sebagai manusia. Secara rutin mengirim tiga atau empat pesan cepat ke satu orang - karena Anda gagal mengumpulkan pikiran sebelum duduk di depan komputer - tidak akan dipandang sebagai hal yang mengasyikkan.
Tentu saja, Anda tidak boleh menghindari mengirim email kepada seseorang sama sekali karena takut mereka akan marah karena Anda berani mengisi kotak masuk mereka. Ini adalah salah satu alat komunikasi bisnis terbaik yang kami miliki, terutama bagi kita yang bekerja dengan orang-orang di berbagai zona waktu.
Tetapi menerapkan strategi dalam pendekatan Anda - dan mempertimbangkan penerima - akan sangat membantu Anda memaksimalkan kekuatan pesan, dan kemungkinan Anda akan mendapat respons yang baik.
