Ini adalah musim panas yang indah pada hari Jumat pagi, dan Anda diposisikan untuk liburan awal dari kantor. Kemudian Anda memeriksa kotak masuk dan ngeri Anda. Mungkin bersumpah. Itu dia - judul pesan berwarna merah, tanda seru menandakannya mendesak. Mimpi Anda tentang happy hour Jumat yang cerah di pantai mencair saat Anda membaca permintaan yang diperlukan pada pukul 4 sore hari ini.
Kita semua pernah ke sana. Latihan kebakaran yang menakutkan - jargon kantor untuk intrusi berenergi tinggi yang tidak direncanakan, tak terduga, ke hari Jumatmu yang damai. Karena mari kita hadapi itu, latihan api tidak pernah terjadi pada waktu yang tepat, bukan?
Situasi yang mendesak ini tidak hanya memakan rencana Anda untuk pergi lebih awal pada hari Jumat sore - mereka juga sering mencabik-cabik daftar tugas Anda menjadi serpihan. Tiba-tiba, Anda menghabiskan sepanjang hari dengan satu latihan kebakaran, sementara sisa tanggung jawab Anda jatuh di pinggir jalan. Bagaimana Anda tetap bersama dan tetap di jalurnya ketika bom-bom ini menjatuhkan produktivitas Anda?
Di mana pun Anda bekerja, keadaan darurat ini tidak diragukan lagi akan menjadi bagian dari kehidupan kerja. Gunakan tip-tip ini untuk mendekati mereka dengan perspektif baru, sehingga Anda dapat bergerak melaluinya dengan lebih efisien dan pulih lebih cepat - dan idealnya, hindarilah di masa depan.
Klarifikasi Penugasan
Tidak ada yang lebih buruk daripada merobek-robek penugasan latihan kebakaran dan kemudian diberi tahu, “Bukan itu yang saya inginkan.”
Ketika Anda bergerak cepat, Anda sering lupa untuk mengajukan pertanyaan yang akan memberikan niat yang jelas untuk apa yang seharusnya Anda sampaikan. Dan, ketika manajer Anda panik, ia mungkin juga tidak 100% jelas. Mengajukan pertanyaan yang baik - seperti yang berikut - dapat menghemat banyak waktu bagi Anda:
-
Apa masalah yang kita coba selesaikan? Ini akan membantu Anda mengklarifikasi apa hasil akhirnya seharusnya. Sebelum menyelam, Anda ingin memastikan bahwa pekerjaan Anda akan mengatasi masalah yang dihadapi.
-
Apa pengiriman tepat yang perlu kami sediakan? Apakah Anda diharapkan menghasilkan slide, spreadsheet, narasi, atau yang lain?
-
Apa yang mendorong kebutuhan untuk melengkapinya sebelum jam 4 sore? Bos Anda mungkin ingin melihatnya jam 4 sore - meskipun baru akan tiba pertengahan minggu depan - sehingga ia punya waktu untuk merenungkannya. Jika itu masalahnya, ini dapat membuka jendela untuk menegosiasikan ulang timeline.
-
Opsi apa lagi yang kami miliki? Mungkin pekerjaan telah dilakukan yang dapat digunakan kembali dan diperbarui, daripada menciptakan sesuatu dari awal.
-
Informasi tambahan apa yang kami butuhkan untuk menyelesaikan ini? Setelah Anda mengetahui tentang tugas yang mendesak, pikirkan siapa lagi yang perlu Anda tarik, lalu siapkan mereka. Hubungi Megan dalam bidang akuntansi dengan kepala di atas bahwa Anda akan membutuhkan angka, atau hubungi Dorinda di layanan pelanggan untuk memberi tahu dia bahwa dia perlu mengambil data survei terbaru.
- Berapa biaya peluang untuk memindahkan semua orang ke latihan kebakaran ini? Biarkan seseorang tahu apa yang akan jatuh dari piring Anda hari ini karena perkembangan ini. Ini akan membantu Anda menentukan apakah latihan kebakaran benar-benar menjadi prioritas Anda, atau apakah proyek Anda yang lain harus tetap diperhatikan.
Renegosiasikan Timeline
Saya pernah bekerja untuk seorang manajer yang bertekad untuk memberikan terlalu banyak kepada para eksekutif. Jika dia punya waktu tiga hari untuk menyerahkan sesuatu, dia akan menuntut kita meninggalkan semuanya dan melakukannya dalam beberapa jam. Sementara perputaran cepat hanya dimaksudkan untuk mengesankan atasan, sayangnya itu berarti latihan api untuk semua orang.
Jika Anda merasa ini sedang terjadi, bicarakan dengan bos Anda. Lihat apakah Anda dapat menegosiasikan ulang timeline sehingga itu bukan krisis produktivitas yang lengkap, tetapi masih dilakukan dengan cara yang membuatnya terlihat seperti bintang rock. Jika Anda dapat membeli sendiri bahkan hanya 24 jam ekstra, itu membuat bor lebih tertahankan, sambil tetap memberi Anda waktu untuk menghadiri pekerjaan yang semula direncanakan.
Jangan Menembak untuk Kesempurnaan jika "Lulus Pertama" Akan Melakukan
Pada awal karir saya, latihan api adalah pembunuh karena saya terobsesi pada pekerjaan untuk memastikan itu benar-benar sempurna. Kemudian - setelah saya menghabiskan beberapa putaran untuk mengulanginya - saya menyadari bahwa latihan kebakaran sering kali hanya memerlukan "izin pertama", atau draf awal yang kasar.
Sebelum Anda mulai bekerja pada latihan kebakaran, periksa untuk melihat di mana pekerjaan akan berakhir ketika Anda selesai dengan itu. Jika ini bukan untuk eksekutif atau klien (belum), jangan terobsesi mencoba membuatnya sempurna. Latihan api sering memungkinkan lulus pertama pada sesuatu yang dapat direvisi dan disempurnakan di lain waktu.
Pulihkan dengan Cepat
Latihan api dapat membuat Anda keluar jalur dari apa yang sedang Anda kerjakan, bahkan setelah Anda selesai menangani keadaan darurat. Agar Anda kembali ke jalur dengan cepat, selalu sediakan daftar tugas yang harus dilihat dan waktu nyata. Bergantung pada cara Anda bekerja paling baik dan jenis tablet atau smartphone yang Anda gunakan, lihat aplikasi seperti todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist, atau HabitRPG untuk melacak tugas-tugas luar biasa Anda.
Ketika Anda berurusan dengan latihan api, gerakkan item ke atas atau ke bawah daftar Anda tergantung pada apa yang masih Anda miliki waktu untuk menyelesaikannya. Ini akan membantu Anda merasa produktif meskipun kehilangan waktu.
Juga membantu jika ada beberapa peretasan produktivitas yang coba-dan-benar ada di saku belakang Anda untuk membantu Anda mendapatkan momentum kembali dengan cepat. Misalnya, mungkin Anda menggunakan metode Pomodoro untuk mengatur timer selama 25 menit, dan kemudian mengelompokkan semua tugas terkait email Anda. Kemudian lakukan hal yang sama untuk panggilan telepon, lalu hal yang sama untuk mempersiapkan pertemuan yang Anda lakukan minggu depan. Dengan mengumpulkan dan membajak melalui tugas-tugas serupa, Anda akan mendapatkan kembali perasaan Anda untuk menyelesaikan sesuatu terlepas dari latihan api.
Melakukan Tinjauan Setelah Tindakan
Setelah asap kiasan hilang, sementara ingatan semua orang segar, bicarakan dengan tim Anda tentang apa yang terjadi dan mengapa. Apakah tim memiliki titik buta? Apakah itu perencanaan yang buruk yang berubah menjadi keadaan darurat semua orang? Apakah itu sesuatu yang bisa dihindari?
Untuk menghindari latihan kebakaran di masa depan, tim Anda harus mengetahui apa yang terjadi dan mencari tahu apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya terjadi di masa depan.
Lakukan Percakapan Dengan Bos Anda
Jika ada pola latihan kebakaran yang konsisten di kantor Anda, sekarang saatnya untuk percakapan dengan jenis yang berbeda. Pertimbangkan mendorong bos Anda untuk memeriksa polanya dan melihat apa yang dapat ia lakukan untuk menurunkan frekuensi.
Bersikaplah faktual dan langsung: “Carmen, dalam tiga minggu terakhir kami memiliki tujuh latihan api yang menarik tim dari prioritas utama. Akibatnya, hasil kami pada proyek ABC telah tergelincir, dan itu tidak baik bagi kami atau untuk Anda. Apa yang bisa kita lakukan untuk mengurangi ketergantungan ini pada keadaan darurat dan membangun beberapa pekerjaan ini ke dalam rencana reguler kita? "
Dengan menunjukkan frekuensi dan biaya latihan ini, Anda mungkin dapat menciptakan tingkat kesadaran baru. Dan dengan memiliki strategi pemulihan, Anda tidak akan merasa menghabiskan sepanjang hari dengan menekankan apa yang tidak Anda lakukan.
