Kita semua mengalami hari-hari itu.
Hari-hari ketika Anda sampai di kantor pada jam 9 pagi, siap untuk produktivitas. Anda memiliki rencana kedap udara untuk menyelesaikan semua yang ada di daftar tugas Anda.
Hal berikutnya yang Anda tahu, ini 6:30 sore, dan Anda hanya mengetuk satu hal dari daftar Anda yang terus berkembang. Pada titik itu Anda terlalu lelah untuk melakukan hal lain, jadi Anda pergi menghabiskan perjalanan pulang bertanya-tanya ke mana saja sepanjang waktu.
Setelah saya mengalami ini lebih dari yang saya ingin akui, saya akhirnya berhenti untuk memikirkan apa yang sedang terjadi.
Saya menyadari bahwa niat terbaik jatuh di pinggir jalan karena, yah, tidak ada seorang pun di pulau ini: Kita semua punya rekan kerja yang berlomba-lomba untuk mendapatkan perhatian kita, email yang tidak pernah berhenti datang, dan rapat yang menghabiskan waktu kita.
Dalam budaya di mana waktu berada pada tingkat yang tinggi, karyawan yang paling berharga adalah mereka yang tidak hanya mengatur waktu mereka sendiri tetapi juga mengatur waktu orang lain secara efektif - pada dasarnya memungkinkan diri mereka lebih banyak real estat pada hari itu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sendiri.
Jadi, cara untuk menjadi lebih baik pada manajemen waktu adalah memecahkan masalah bagi orang lain. Ini semua tentang membantu orang lain membantu Anda.
Untuk memecahnya dengan cara yang terasa dapat ditindaklanjuti, saya telah menciptakan tiga ember besar orang yang berinteraksi dengan Anda secara teratur: karyawan baru Anda, rekan setim Anda, dan bos Anda.
1. Perekrutan Baru Anda: Bantu Mereka Memprioritaskan
Bergabung dengan perusahaan baru secara bersamaan mengasyikkan dan melelahkan. Kebanyakan orang ingin membuat dampak besar sejak dini untuk membuktikan bahwa perusahaan membuat pilihan yang tepat dalam mempekerjakan mereka.
Tetapi, dalam pengalaman saya - baik sebagai anak baru di blok dan sebagai rekan kerja veteran - terlalu mudah untuk dihambat oleh informasi, nama, dan sistem. Apa yang dibutuhkan setiap karyawan baru bukanlah lebih banyak informasi, tetapi cara untuk memprioritaskannya. Dengan begitu, mereka dapat memahami aspek-aspek paling penting dari pekerjaan dan mulai menghubungkan dengan pemahaman bahwa segala sesuatu yang lain datang seiring waktu.
Mungkin kedengarannya memakan waktu tetapi lebih mudah daripada yang Anda pikirkan dan dapat dicapai dengan latihan bersama 30 menit singkat.
Coba ini: Tuliskan setiap tugas yang akan mereka lakukan. Tunjukkan tingkat kepentingan tugas (tinggi, sedang, rendah), orang terbaik untuk mengajukan pertanyaan (POC), dan berapa banyak waktu mereka yang harus mereka habiskan untuk itu (misalnya, 10% persen dari minggu Anda).
Penting untuk diingat bahwa level dan waktu yang harus diambil dapat berubah atau berevolusi. Idenya adalah untuk menjabarkan semua yang dibutuhkan orang, yang akan memungkinkan Anda untuk tidak harus meninggalkan semuanya setiap jam untuk menjelaskan dan menjawab pertanyaan.
2. Rekan setim Anda: Berkomunikasilah dengan Jelas dan Konsisten
Apakah itu menghadiri pertemuan tanpa tujuan, mengulang pekerjaan karena komunikasi yang buruk, atau menyelesaikan tugas tanpa arah yang jelas, intinya adalah bahwa waktu terbuang sia-sia. Jika Anda ingin merasa puas ketika Anda keluar dari pintu setiap hari, Anda perlu menemukan cara untuk mengurangi masalah ini.
Untuk mengelola kolega dengan cara yang meningkatkan manajemen waktu Anda, Anda harus pandai berkomunikasi.
Satu ide adalah mengirimkan dek pra-baca. Ketika Anda berbagi presentasi, Anda tidak sering memiliki kesempatan untuk melakukan percakapan yang produktif pada langkah-langkah berikutnya atau takeaways karena orang masih memproses informasi. Ini menghasilkan beberapa pertemuan di telepon.
Mengirimkan presentasi awal mengurangi deretan rapat tanpa akhir dan rantai email yang tidak pernah berakhir. Itu juga mendorong orang untuk datang ke pertemuan yang dipersiapkan, mengarah ke diskusi yang lebih baik, lebih fokus. Kadang-kadang, saya bahkan menemukan bahwa saya bisa menghilangkan rapat sama sekali jika semua orang selaras.
3. Manajer Anda: Miliki Aliran Kerja Anda
Semakin senior seseorang, semakin besar perasaan mereka. Pada kenyataannya, itu bukan beban kerja baru yang meluap-luap untuk bos Anda - itu adalah beban perasaan bertanggung jawab atas "segalanya" setiap saat. Apa yang diinginkan oleh siapa pun dalam situasi ini adalah seseorang yang dapat membantu mereka mengimbangi tekanan mental mereka.
Sebagai laporan langsung, ada cara mudah yang dapat Anda kelola dalam contoh ini: Miliki aliran pekerjaan Anda.
Bos Anda harus dapat memberikan sesuatu kepada Anda dan tidak perlu khawatir tentang hal itu sampai pada tahap penandatanganan atau persetujuan akhir. Jika mereka dapat memberi Anda tugas dan pada dasarnya menganggapnya mencentang daftar tugas, Anda telah membuat diri Anda sangat berharga. Anda tidak hanya menghemat waktu tetapi Anda juga memberi mereka ruang mental dan bantuan yang sangat dibutuhkan untuk fokus di tempat lain.
Ini membutuhkan kepercayaan, yang merupakan kunci untuk mendapatkan kebebasan untuk mengatur jadwal dan batasan Anda sendiri. Jika manajer Anda dapat mengandalkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka tidak akan terlalu peduli dengan taktik bagaimana Anda melakukan pekerjaan Anda: ketika Anda masuk, jam kerja Anda, dll.
Tidak yakin seberapa baik keterampilan manajemen waktu Anda menumpuk? Ikuti kuis ini untuk melihat sejauh mana Anda perlu meningkatkannya. Dan jangan lupa manfaatkan memanfaatkan waktu emas Anda. Artikel ini, tentang topik itu, menjelaskan bagaimana merencanakan item kerja tertentu di sekitar periode itu akan membuat Anda sangat produktif.
Jika Anda mendekati manajemen waktu dari perspektif membantu kolega Anda menjadi lebih efektif, itu akan menghemat lebih banyak waktu Anda dalam jangka panjang. Ingin mencoba ini? Beri tahu saya pendapat Anda di Twitter.
