Ketika datang untuk menindaklanjuti email, saya pikir mereka jatuh ke dalam salah satu dari dua kelompok berbeda: Memeriksa karena Anda sangat mengharapkan jawaban atau berputar balik karena Anda sangat membutuhkan respons.
Jika Anda pernah berburu pekerjaan sebelumnya, kemungkinan Anda terbiasa dengan skenario pertama itu. Anda mungkin telah dengan polos muncul kembali ke inbox manajer perekrutan beberapa kali dengan harapan samar bahwa Anda akhirnya akan mendengar sesuatu tentang langkah selanjutnya dalam proses perekrutan. Ya, keheningan radio itu bisa mengecewakan.
Tetapi, sejujurnya, ini adalah kelompok tindak lanjut kedua - kelompok di mana Anda benar-benar, dengan panik, tanpa keraguan membutuhkan tanggapan - yang bisa sangat menyebalkan.
Apakah Anda sedang menunggu proyek yang jatuh tempo dari seorang rekan kerja atau Anda masih terus mengupas jawaban yang diperlukan dari atasan Anda, tidak mendapatkan apa yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkannya dapat membuat frustasi yang terbaik . Dan, sebagian besar waktu, ini membutuhkan jenis pendekatan yang berbeda dari pesan “Just check in!” Yang ramah yang biasa Anda kirim ke calon atasan atau calon klien.
Jadi, berikut adalah empat tips utama untuk membantu Anda menindaklanjuti secara efektif ketika Anda tidak hanya menginginkan respons, tetapi benar - benar membutuhkannya .
1. Tolak Desakan untuk Minta Maaf
Terdengar akrab? Mereka kemungkinan besar adalah semua baris yang Anda gunakan untuk memulai pesan tindak lanjut. Dan, ketika Anda mengirim email sopan kepada seseorang seperti manajer perekrutan, mereka bisa menjadi cara yang agak efektif untuk memenuhi permintaan Anda.
Tetapi, ketika Anda dengan sabar menunggu tanggapan bahwa seseorang berutang kepada Anda secara sah? Yah, sebenarnya tidak perlu meminta maaf untuk itu. Anda pantas mendapat balasan untuk terus bergerak maju dengan pekerjaan Anda sendiri - dan itu bukan sesuatu yang perlu Anda sesali. Anda tidak melakukan kesalahan.
Jadi, tahan keinginan untuk memulai email Anda dengan sekelompok permintaan maaf dan kebaikan setengah hati. Mereka benar-benar tidak perlu.
2. Buatlah Mudah
Jika Anda menindaklanjuti, Anda mungkin sudah mengirim orang ini setidaknya satu (baik-baik saja, beberapa ) email terkait sebelum ini. Dan, kemungkinan besar, pesan awal Anda berisi banyak informasi latar belakang: Apa yang Anda butuhkan, mengapa Anda membutuhkannya, untuk siapa Anda membutuhkannya, seterusnya, dan sebagainya.
Tentu saja, memberikan sedikit konteks itu penting - penerima harus dapat mengumpulkan dasar-dasar hanya dari satu email (tanpa perlu menelusuri melalui utas yang tampaknya tak berujung). Namun, ingat bahwa kata kuncinya ada dasar - dasarnya .
Ketika Anda membutuhkan jawaban, taruhan terbaik Anda adalah membuatnya semudah mungkin bagi orang itu untuk benar-benar kembali kepada Anda - yang berarti Anda perlu melewati bulu-bulu dan langsung ke seluk beluk.
Jangan mengandalkan subjek standar “Menindaklanjuti” dan alih-alih edit baris subjek untuk menjelaskan dengan jelas apa yang dibutuhkan. Gunakan kalimat dan paragraf pendek, dan bahkan gunakan poin-poin jika itu membuat pesan Anda lebih mudah dibaca.
Ingin poin bonus? Masukkan tenggat waktu ketika Anda membutuhkan jawaban - dalam huruf tebal, jika Anda merasa sangat berani. Semakin mudah pesan Anda dibaca dan dibalas, semakin besar kemungkinan Anda akan benar-benar mendapatkan apa yang Anda butuhkan.
Berikut ini contoh tampilan email seperti ini:
- Grafik Pertumbuhan Klien
- Bagan Industri Klien
3. Coba Metode Lain
Kita semua sangat mengandalkan email - dan untuk alasan yang bagus. Ini cara yang nyaman dan mudah untuk berkomunikasi.
Namun, mengingat kita semua terus-menerus tenggelam dalam kotak masuk kita, mudah bagi pesan-pesan itu untuk benar-benar hilang dalam shuffle. Orang-orang membaca email Anda dan bersumpah untuk menanggapinya nanti, hanya untuk membuatnya terkubur lebih jauh dan lebih jauh ke bawah - yang berarti "nanti" tidak pernah datang.
Dalam situasi ketika Anda hanya berharap untuk menerima tanggapan, saya biasanya tidak akan merekomendasikan pendekatan ini (jujur, mempekerjakan manajer tidak suka dikuntit). Tetapi, jika Anda berhenti menunggu informasi yang Anda butuhkan, mungkin sudah saatnya untuk keluar dari balik layar komputer Anda demi mendapatkan jawaban itu.
Angkat telepon, mampir di meja orang itu, atau sebutkan padanya saat Anda berkumpul di sekitar teko kopi di pagi hari. Ya, ini mungkin mendorong Anda melewati garis dari persisten menjadi hama. Tapi, kadang-kadang saat-saat putus asa membutuhkan langkah-langkah putus asa.
4. Jelaskan Langkah Selanjutnya
Ketika semuanya gagal, saatnya untuk menggambarkan bagaimana Anda akan maju jika Anda tidak pernah mendapatkan respons yang Anda butuhkan. Tidak peduli berapa banyak tip dan taktik yang Anda coba, ada beberapa orang yang tidak akan membalas Anda. Dan, sayangnya, itu tidak berarti Anda bisa menghapus semuanya. Anda perlu menyesuaikan dan melanjutkan.
Anda biasanya tahu kapan Anda mengirim pesan tindak lanjut akhir Anda - usaha terakhir Anda untuk membuat orang itu akhirnya menekan tombol "balas" itu. Jadi, ketika mengirimkan peringatan terakhir ini, akhiri pesan Anda dengan merinci apa yang akan terjadi selanjutnya jika Anda tidak mendapatkan apa yang Anda butuhkan.
Saya tahu - itu mungkin terdengar agak mengancam. Tetapi, penting bagi Anda untuk menjelaskan hal ini kepada penerima. Dengan menggunakan contoh kami dari sebelumnya, Anda dapat menambahkan baris seperti ini ke bagian bawah email itu:
Sedikit lebih keras dari biasanya? Iya nih. Efektif? Pastinya.
Mendengar suara jangkrik sebagai respons terhadap email Anda selalu membuat frustrasi - tetapi menjadi sangat menjengkelkan ketika Anda benar - benar membutuhkan jawaban. Dan, skenario itu seringkali membutuhkan pendekatan yang berbeda dari yang sopan yang biasa Anda lakukan.
Terapkan kiat-kiat ini dan Anda akan meningkatkan peluang akhirnya mendapatkan balasan yang sudah Anda tunggu-tunggu. Jika tidak? Yah, setidaknya Anda akan tahu bahwa Anda sudah mencoba segalanya - singkatnya mengirim merpati pos (yang, sebagai catatan, saya tidak akan merekomendasikan).
