Bukankah itu menjengkelkan ketika Anda meluangkan waktu untuk mengirim email yang dipikirkan dengan matang kepada seorang rekan kerja yang menata berbagai masalah proyek dan solusi yang mungkin dan dapatkan jawaban "Kedengarannya bagus" atau "Bekerja untuk saya".
Anda mungkin bereaksi dengan berteriak. Atau ingin berteriak, tetapi menatap komputer Anda dengan cemas. Tapi mengetahui itu, seberapa sering Anda lari respon cepat dalam upaya untuk melalui semua pesan yang belum dibaca?
Percayalah pada saya ketika saya mengatakan bahwa saya memahami pekerjaan membosankan yang merupakan kotak masuk Anda. Hanya ketika Anda berpikir Anda sedang ke nol pesan baru, tiga lagi muncul seolah-olah dengan sihir. Inilah sebabnya Anda begitu cepat merespons - kesalahan ketik, pesan campuran, pertanyaan yang tidak dijawab terkutuk.
Tetapi jika Anda merasa sangat kesal ketika seseorang melakukan itu pada Anda - mengapa Anda melakukannya dengan orang lain?
Saat Anda mengambil pintasan dan hanya menelusuri pesan sebelum mengirim balasan dengan tergesa-gesa, Anda berisiko mengganggu rekan kerja Anda secara serius (atau lebih buruk, klien). Alih-alih mengirim balasan yang mengancam membuat Anda terlihat malas atau panik - tidak ada karakteristik yang menang - berusahalah untuk menunjukkan bahwa Anda memperhatikan.
Ini sangat mudah:
- meluangkan waktu untuk membaca setiap pesan secara keseluruhan
- periksa kembali apakah Anda menjawab pertanyaan
- pengoreksian sebelum Anda menekan kirim
Dan jika Anda melangkah lebih jauh dari itu dan melakukan sesuatu seperti menyusun langkah-langkah selanjutnya atau secara sukarela menindaklanjuti, Anda bisa menjadikan hari rekan kerja Anda.
Itulah rahasia sebenarnya untuk menulis email yang lebih baik. Dengan meluangkan waktu untuk sepenuhnya membaca apa yang ada di kotak masuk Anda sebelum memberikan tanggapan, Anda tidak hanya akan meningkatkan reputasi Anda, tetapi Anda juga akan menghemat muka dengan kolega, klien, dan atasan Anda.
