Ada banyak asisten administrasi berbakat di luar sana. Saya telah bertemu banyak orang, baik pria maupun wanita, yang telah menjadikan karier sebagai asisten eksekutif, manajer kantor, atau koordinator administrasi, menumbuhkan bakat mereka dalam perencanaan acara, manajemen proyek, dan pelayan klien menjadi karier yang bergaji tinggi. Jenis pekerjaan ini penting dan membuat bisnis tetap berjalan.
Namun, saya bukan asisten administrasi - saya juga tidak terlalu berbakat dalam tugas-tugas administrasi ini. Saya hebat dengan klien, tetapi ketika datang untuk mengkoordinasikan perjalanan dan transportasi beberapa orang, saya bukan gadis Anda. Saya ramah, tetapi suaraku, mirip dengan anak berusia 10 tahun, tidak cocok dengan sikap telepon profesional. Saya secara alami tidak tahu berapa kilogram salad kentang yang dipesan untuk makan siang 20 orang. Sebenarnya, saya tidak pernah merencanakan pesta besar - ibu saya merencanakan seluruh pernikahan saya.
Namun, sering diasumsikan bahwa saya akan mengambil tugas administrasi di tempat kerja - membuat catatan, memesan makan siang, membuat salinan - karena saya adalah satu-satunya wanita yang terlibat dalam suatu proyek. Banyak wanita profesional yang berbagi pengalaman serupa dengan saya. Bahkan, seorang mantan kolega di industri penerbitan dan media baru-baru ini mengatakan kepada saya bahwa rekan prianya menerima begitu saja bahwa dia akan mengirim undangan kalender, memesan ruang pertemuan, dan membuat catatan untuk proyek lintas departemen. Dia adalah direktur senior dan memiliki lebih dari 15 tahun pengalaman, setara atau melebihi rekan-rekannya.
Yang lebih meresahkan lagi adalah asumsi bahwa wanita entah bagaimana lebih siap untuk melakukan hal-hal ini daripada rekan-rekan pria mereka. Meskipun kami telah membuat banyak kemajuan, beberapa (meskipun, tentu saja, tidak semua) dari kolega laki-laki kami yang lebih tua tampaknya tidak dapat menggoyahkan keyakinan bahwa kami cewek-cewek lebih baik dalam membuat catatan dan mengirimkan undangan.
Saya ragu untuk menulis bagian "bagaimana" tentang menangani situasi ini karena tanggung jawab untuk membalikkan tradisi budaya tidak hanya menjadi tanggung jawab satu gender. Tetapi, jika Anda seperti saya, Anda memiliki pekerjaan yang harus dilakukan (pekerjaan yang sebenarnya, pekerjaan yang harus Anda bayar) dan perlu mengatasi masalah ini sejak awal. Jadi, mengakui bahwa ini adalah perbaikan jangka pendek untuk masalah yang akan membutuhkan lebih dari beberapa hari kerja untuk diperbaiki, inilah yang berhasil bagi saya.
1. Tanyakan pada diri sendiri: Apakah ini momen "All Hands on Deck", atau apakah ini tidak pantas?
Saya tidak keberatan ikut dalam situasi "semua tangan di atas geladak". Sebagai contoh, saya saat ini bekerja untuk sebuah startup kecil dan, sebagai akibat dari ukuran dan anggaran perusahaan, telah mengambil tanggung jawab yang berkaitan dengan operasi, keuangan, dan SDM yang biasanya tidak diperlukan oleh seseorang dalam pemasaran. Saya tidak menganggap tanggung jawab tambahan ini tidak pantas, tetapi lebih sebagai awam di dunia startup.
Sebaliknya, jika Anda mendapati bahwa anggota tim Anda berulang kali meminta Anda (alih-alih profesional bertubuh setara lainnya, dan terutama rekan kerja pria Anda) untuk mengurus tugas-tugas administratif yang tidak terkait dengan posisi Anda - seperti memesan atau mengambil makan siang - lanjutkan ke # 2.
2. Jangan Membangun Preseden
Di salah satu posisi pertama saya di luar sekolah pascasarjana, saya menawarkan untuk mengambil makan siang untuk bos saya pada hari pertama. Aku berusaha bersikap baik, tetapi tanpa sadar aku menjadi preseden berbahaya: Setelah itu, dia memintaku untuk memberinya makan siang sepanjang waktu.
Tidak ada yang salah dengan bersikap ramah dan membantu, tetapi ada banyak cara untuk menyatakan kesediaan untuk pergi di atas dan melampaui panggilan tugas selain dari menjalankan tugas pribadi atau melompat ketika seseorang membutuhkan sesuatu FedExed. Belajarlah dari kesalahan saya, dan berpikir panjang dan keras sebelum Anda menempuh jalan ini.
Bahkan, Anda juga dapat mengatur preseden yang tidak akan Anda: Jika Anda berada di tim proyek yang tidak memiliki orang administratif yang ditugaskan untuk itu, luangkan waktu selama pertemuan perencanaan awal untuk langsung menjawab pertanyaan tentang siapa yang akan mengurus rapat, mencetak dokumen, dan sebagainya. Rekomendasikan dari awal agar tugas-tugas ini dibagi di antara semua orang atau bahwa anggota tim berganti.
3. Ajari Mereka Cara Memancing
Tujuan menjadi sukarelawan untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif adalah untuk menunjukkan kesediaan Anda untuk berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan, bukan untuk menunjukkan bahwa Anda hanya akan melakukan pekerjaan untuk orang lain. Dengan mengingat hal itu, jika Anda menemukan bahwa rekan kerja berulang kali meminta Anda memindai, mengirim faks, menyalin, atau menjadwalkan rapat, cukup katakan, “Biarkan saya menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukan ini sehingga Anda tidak harus terus bertanya kepada saya. Ini sangat mudah. ”Dan kemudian menuntun mereka melalui proses.
Ini akan sama-sama mencegah orang tersebut untuk meminta bantuan ini lagi dan mengurangi sentimen konyol dari “Saya sangat tidak berdaya dan buruk dengan teknologi, bukankah itu lucu?” Yang sering menyertai permintaan ini. Anda dan saya sama-sama tahu bahwa tugas seperti ini tidak memerlukan kekuatan magis, hanya beberapa menit saja. Dan berbicara tentang waktu:
4. Berdiri untuk Waktu Berharga Anda
Jika seorang rekan meminta Anda untuk menyalin dan menyusun setumpuk dokumen 40 halaman, dia meminta Anda untuk mendedikasikan waktu untuk tugas yang bisa dilakukan banyak orang alih-alih mengerjakan proyek Anda yang sebenarnya, yang, mungkin, hanya Anda yang bisa melakukannya.
Aktivitas klerikal adalah penting, tetapi itu tidak berarti bahwa Anda harus merawat mereka setiap hari. Anda memiliki pekerjaan lain yang harus dilakukan, dan mengambil waktu untuk itu dapat memiliki efek yang merugikan. Jika kinerja Anda menderita karena Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas administrasi, manajer Anda akan melihat ini sebagai ketidakmampuan untuk memprioritaskan secara efektif. Anda juga dapat mengirim pesan bahwa Anda sebenarnya lebih suka pekerjaan yang terkait dengan operasi. Sebaliknya, ingatlah bahwa setiap tanggung jawab "opsional" harus menjadi peluang untuk menunjukkan keterampilan Anda, mengembangkan secara profesional, atau menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda secara sadar memikirkan masa depan Anda bersama perusahaan.
Saya tidak bisa cukup menekankan bahwa tidak ada yang merendahkan tentang pekerjaan administrasi. Tetapi jika Anda tidak berada dalam peran administratif, tidak ada alasan bahwa kolega Anda harus menuntut atau menganggap bahwa Anda adalah admin default hanya karena Anda satu-satunya wanita di ruang konferensi. Berdiri sendiri, dan kembali bekerja.
