Biarkan saya mulai dengan mengakui sesuatu yang memalukan. Ketika saya mendengar "lean" dan "standup" disebutkan di antara tim senior perusahaan saya dua tahun yang lalu, saya pikir kami akan memulai inisiatif SDM baru tentang kesehatan dan postur karyawan.
Saya sangat salah tentang itu. (Rekan kerja saya akan menertawakan saya tanpa henti tentang hal ini ketika mereka melihat artikel ini.)
Apa yang sebenarnya diterapkan perusahaan saya adalah rutin baru rapat harian selama 15 menit yang disebut “standups, ” di mana anggota tim memberikan pembaruan singkat tentang pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa yang kamu selesaikan kemarin?
- Apa yang sedang berlangsung untuk hari ini?
- Apakah ada yang menghalangi Anda menyelesaikan sesuatu?
Setiap anggota tim berdiri selama pertemuan ini karena postur itu dianggap memastikan fokus yang lebih baik daripada duduk. Secara teori, standups sempurna untuk produktivitas karena mereka memotong lemak dari pertemuan panjang di mana tidak ada yang memperhatikan dan semua orang menjauh dari pekerjaan nyata. Dan itu bukan hanya memberikan laporan status. Tim mengidentifikasi prioritas dan tantangan di awal hari sehingga mereka dapat merencanakan untuk menghilangkan penghalang dan memastikan jalur untuk sisa pekerjaan hari itu jelas.
Masuk akal bahwa perusahaan kecil dipengaruhi oleh pemikiran "Lean Startup" (tl; dr: melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit) bereksperimen dengan standup. Ketika Anda kecil dan gesit, Anda hanya tidak punya waktu untuk banyak overhead. Di perusahaan saya, Bureau Blank, kami memiliki enam tim inti - strategi, desain, web, layanan klien, operasi, dan pengembangan bisnis - dan pada saat tertentu, kami sedang mengerjakan 20 proyek untuk 10 klien atau lebih. Tim kami juga hanya 10 orang, jadi kami masing-masing kadang-kadang memakai beberapa topi. Perusahaan seperti kita membutuhkan sesuatu untuk membuat semua orang terorganisir dan mendapat informasi.
Ketika Mereka Bekerja
Jadi, apakah mereka bekerja? Saya telah melihat bahwa standup sangat membantu ketika …
Tenggat Waktu Membayang
Pernahkah Anda mendengar perkataan itu, “Ketika Anda membuat rencana, Tuhan tertawa?” Ya, Tuhan harus menendang keluar dari manajer proyek yang mencoba mengendalikan waktu dengan perkiraan dan tenggat waktu. Ketika saat-saat yang tak terhindarkan datang di mana dua tenggat waktu kritis bertabrakan pada hari yang sama, standup sangat membantu karena tim melihat kalender bersama saat mereka memberikan pembaruan. Anda dapat melihat tonggak yang datang sebelum mereka tiba, dan Anda dapat membuat rencana untuk menyesuaikan prioritas atau beban kerja yang sesuai.
Daftar You Love-To-Do
Karena kami telah memegang standup, kami juga telah menggunakan sistem manajemen proyek seperti Basecamp dan JIRA. Sistem ini memungkinkan setiap orang untuk melihat setiap kotak (secara harfiah) yang perlu diperiksa sebelum situs web atau logo dapat dikirim ke klien. Selama standup, anggota tim dapat dengan cepat menunjukkan tugas yang sedang mereka kerjakan, dan rapat berakhir dalam sekejap.
Anda Ingin Mempelajari Lebih Banyak Tentang Apa yang Dilakukan Tim Lain
Salah satu keuntungan berada di perusahaan kecil adalah kesempatan untuk belajar selalu ada. Standup setiap tim dicatat dalam sistem manajemen proyek kami, jadi saya selalu bisa melihat bagaimana anggota departemen lain berkontribusi pada proyek yang sedang saya kerjakan.
Berikut ini adalah skenario yang mungkin: Untuk pengembangan situs web, tim strategi saya akan melakukan penelitian ke dalam industri klien kami untuk mencari tren dan kami akan melihat, misalnya, bahwa lebih banyak organisasi nirlaba yang merangkul situs web yang responsif. Ketika pengembang kami mulai membangun situs, saya dapat meninjau standup mereka untuk melihat langkah-langkah yang mereka ambil untuk menampilkan situs di layar berbagai ukuran dan meminta mereka untuk berbagi wawasan dengan saya. Ini adalah win-win karena saya bisa belajar sesuatu yang baru dan juga menunjukkan minat pada rekan kerja saya (yang sangat berpengaruh bagi moral individu dan perusahaan).
Apa yang Harus Diperhatikan
Standup juga dapat mengungkapkan tantangan yang harus mendorong tindakan dari tim dan manajer. Inilah yang harus diwaspadai:
Pekerjaan yang Tidak Didistribusikan atau Dicapai Secara Merata
Standup akan dengan cepat mengungkapkan seberapa banyak pekerjaan yang dimiliki semua orang. Ketika semua orang melaporkan apa yang sedang mereka kerjakan, kadang-kadang Anda mungkin memiliki anggota tim dengan tugas-tugas yang kelihatannya merana “sedang berlangsung.” Jangan panik atau langsung menyimpulkan bahwa rekan kerja Anda tidak mengatur waktunya dengan baik. Ingatlah bahwa "kesibukan" bukanlah tujuan dari standup, komunikasi adalah. Baik Anda manajer atau rekannya, bekerjalah dengannya untuk memahami kedalaman tugas. Lihat apakah terlalu banyak bagi satu orang untuk menangani sendiri atau jika Anda dapat membantu memecah tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil.
Seseorang Tampaknya Berada di Halaman yang Berbeda
Standup juga dikenal sebagai "scrums, " sebuah istilah yang berasal dari formasi rugby tim yang terhubung bersama untuk mendapatkan kontrol atas bola. Di tempat kerja, seperti dalam olahraga, jika ada anggota tim tunggal yang tidak selaras dengan tujuan atau menarik berat badannya, anggota tim lainnya menderita karenanya. Jika Anda bereksperimen dengan standup, perhatikan anggota tim yang tampaknya tidak memperhatikan ketika orang lain berbicara atau memberikan pembaruan yang tidak jelas tentang apa yang sedang mereka kerjakan. Mungkin bukan karena mereka melepaskan diri. Mereka mungkin tidak memahami konteks, tujuan, atau tanggung jawab dari apa yang sedang mereka kerjakan. Luangkan waktu untuk pertemuan empat mata untuk mengatasi tantangan secara langsung.
Tidak Ada Cukup Kerja Sama sekali
Standup, seperti daftar yang harus dilakukan, dibuat untuk kepuasan instan. Ketika Anda membakar tugas dan membuat kemajuan dalam pekerjaan Anda, rasanya luar biasa! Tetapi jika tidak ada cukup banyak pekerjaan untuk perusahaan Anda atau tim Anda, standup bisa terasa seperti mengangkat halter ringan yang sama di gym setiap hari. Tentu, Anda menjaga rutinitas, tetapi Anda tidak menjadi lebih kuat. Belum lagi, Anda bosan keluar dari pikiran Anda. Jika beban kerja tim Anda ringan, standup bisa menjadi gangguan, menyebabkan anggota tim kehilangan minat. Begitu minat hilang bagi anggota tim, produktivitas dan komitmen terhadap perusahaan juga dapat memudar.
Jika Anda mencapai periode kerja yang lambat, pertimbangkan apakah Anda harus menahan standup dan menambahkan jenis kegiatan membangun tim lainnya ke dalam campuran.
Standup, seperti perangkat lunak atau mesin, adalah alat. Mereka tidak memecahkan masalah sendiri. Tetapi mereka membutuhkan penempatan yang hati-hati dan perhatian yang dekat pada elemen manusia untuk memastikan bahwa Anda menciptakan lingkungan yang terbuka dan vokal, di mana tim bekerja sama untuk menyelesaikan pekerjaan.
