Jika Anda sudah berada di dunia kerja untuk waktu yang lama, Anda mungkin berada di ujung penerima pengalaman umpan balik yang menghancurkan.
Bagi saya, itu duduk di bandara Chicago, di tengah malam dengan penerbangan semalam ke Eropa. Saya mendapat email menyala dari manajer saya tentang pertemuan sebelumnya hari itu, di mana ia tidak setuju dengan strategi saya. Itu adalah salah satu momen "Saya harus mencari pekerjaan lain". Dan, itu adalah pelajaran yang baik tentang pentingnya memberikan umpan balik yang bermakna bagi penerima dan yang mencapai tujuan Anda untuk memberikannya. (Nya bukan keduanya.)
Jadi ketika giliran Anda untuk memberikan umpan balik, jangan menjadi orang itu. Sebagai gantinya, ingatlah tips ini.
Dapatkan Jelas tentang Tujuan untuk Umpan Balik
Dalam buku mereka, Thanks for the Feedback: Ilmu dan Seni Menerima Umpan Balik Nah , para peneliti Stone dan Heen berpendapat bahwa umpan balik biasanya muncul ketika Anda ingin melakukan salah satu dari tiga hal: menghargai pekerjaan yang dilakukan seseorang dan mengakuinya; melatih seseorang untuk meningkatkan kinerja dalam bidang tertentu; atau, mengevaluasi seseorang, memberinya peringkat dengan skor tersendiri atau membandingkan kinerjanya dengan orang lain.
Saat Anda memberikan umpan balik, jelaskan niat Anda. Apakah Anda mencoba mengakui pekerjaan baik seseorang? Identifikasi perilaku yang Anda ingin orang itu ubah? Atau bagikan bagaimana peringkatnya dibandingkan dengan anggota tim lainnya? Ketika Anda tahu "mengapa" di balik umpan balik Anda, Anda akan dapat mengatur pikiran, pesan, dan percakapan Anda dengan lebih baik.
Tanyakan Bagaimana Orang Ingin Menerima Umpan Balik
Stone dan Heen juga mengatakan bahwa agar umpan balik efektif, itu harus disampaikan dengan cara yang memungkinkan penerima untuk mendengarnya. Bagaimana Anda mengetahui hal ini? Mengapa, Anda bertanya kepada orang itu, tentu saja!
Secara khusus, Anda dapat bertanya kepada anggota tim atau kolega, “Ketika saya memiliki umpan balik untuk Anda, apa cara terbaik untuk membagikannya?” Bagi sebagian orang itu mungkin merupakan percakapan langsung, langsung ketika hal-hal terjadi. Orang lain mungkin lebih suka untuk merenungkan suatu situasi sebelum mereka duduk untuk membicarakannya. Yang lain mungkin menyukai sesuatu secara tertulis yang dapat mereka baca.
Dengan menanyakan bagaimana seseorang suka menerima umpan balik, Anda mengakui bahwa hubungannya dengan Anda adalah penting dan Anda peduli untuk menyampaikan umpan balik dengan hormat.
Identifikasi Tindakan Tertentu yang Anda Kenali
Umpan balik yang tidak jelas tidak membantu, meskipun bagus. Misalnya, ketika klien memberi tahu saya bos mereka mengatakan mereka melakukan "pekerjaan yang hebat, " saya bertanya, "Bagian pekerjaan apa yang menurut mereka hebat?" Seringkali, jawabannya adalah diam. Meskipun senang berpikir Anda melakukan pekerjaan dengan baik, itu adalah umpan balik yang tidak jelas. Bagaimana Anda tahu apa, khususnya, yang Anda lakukan dengan benar? Jika Anda tidak tahu, Anda tidak akan bisa terus melakukannya, mendapatkan bintang-bintang emas itu.
Bayangkan betapa mengerikannya jika menerima umpan balik negatif yang tidak jelas! "Jillian, itu bukan pertemuan yang hebat." Komentar itu memberi penerima sesuatu yang tidak bisa dikerjakan. Alih-alih, ujilah komentar Anda dengan bertanya pada diri sendiri, "Apakah orang itu tahu persis perilaku apa yang saya bicarakan?" Apakah dia tidak mengatur timeline dengan baik? Apakah dia tidak memfasilitasi percakapan dengan tepat?
Jika umpan balik Anda tidak cukup jelas bagi Anda, pasti tidak akan bagi penerima.
Klarifikasi Dampak dari Tindakan Khusus terhadap Orang, Grup, atau Organisasi
Selain contoh spesifik yang memberikan umpan balik, Anda ingin membantu penerima memahami mengapa Anda memberikannya. Apa dampak dari perilaku itu? Apa dampaknya di masa depan jika terus berlanjut? Dilakukan dengan baik, ini tidak menakutkan atau keras, tetapi sebaliknya memberikan konteks penting yang dapat menginspirasi penerima untuk melakukan perubahan.
Misalnya, Jillian mungkin tidak berpikir itu masalah besar untuk membiarkan rapat berjalan sesuai waktu yang ditentukan. Namun dalam kenyataannya, dia dianggap sebagai fasilitator yang buruk oleh orang-orang di ruangan itu - dan itu dapat memengaruhi peluangnya di masa depan.
Pernyataan dampak mungkin terdengar seperti ini: "Jillian, dalam presentasi Anda hari ini saya perhatikan bahwa Anda melebihi waktu yang Anda berikan. Meskipun 10 menit mungkin tidak banyak, kami memiliki eksekutif di ruangan itu yang tidak dapat ditunda untuk rapat. Tidak memperhatikan hal-hal seperti ini dapat memengaruhi apakah Anda diundang untuk hadir di tim eksekutif lagi. ”
Berikan Langkah Khusus untuk Meningkatkan Tindakan di Masa Depan
Sekarang setelah Anda jelas tentang tindakan spesifik dan dampaknya, berikan langkah konkret tentang apa yang dapat dilakukan orang itu di lain waktu untuk meningkatkan kinerja. Dalam kasus Jillian: "Lain kali mari kita lakukan beberapa latihan kering jadi kami yakin Anda memiliki konten yang tepat untuk menyesuaikan waktu, dan saya akan melatih Anda tentang teknik-teknik khusus untuk mengelola percakapan sehingga kami dapat membuat eksekutif keluar waktu."
Sekarang penerima Anda memiliki tindakan spesifik, dampak dari tindakan itu, dan langkah konkret yang dapat ia ambil untuk membuat tamasya selanjutnya menjadi lebih baik. Dan Anda melakukan semua ini tanpa menyinggung, atau membuat umpan balik tentang menghakimi orang lain.
Dengan membantu menghubungkan tindakan dan dampak, bersama dengan saran untuk perbaikan, Anda telah menciptakan lingkungan belajar yang memungkinkan orang ruang untuk tumbuh dalam karir mereka. Dan mungkin lain kali mereka bahkan akan meminta umpan balik secara proaktif karena Anda memberi mereka pengalaman yang sangat baik dengannya!
