Ketika seorang karyawan dengan gugup mendekati kantor Anda dengan tangan dan kepala yang berkeringat, itu hanya dapat berarti beberapa hal: Ia hanya "secara tidak sengaja" memberikan sedikit pikiran kepada klien yang marah, ia secara keliru meletakkan salinan akhir dari laporan keuangan di koran. Shedder, atau - dia memberimu pemberitahuan dua minggu.
Mudah-mudahan, Anda tidak akan pernah harus berurusan dengan hal penghancur kertas keseluruhan, tetapi sebagai manajer, Anda akan menghadapi pengunduran diri karyawan cepat atau lambat. Dan apakah dia adalah karyawan bintang yang Anda pikir berada di dalam seumur hidup atau Anda berdua melihat ini akan datang, terserah Anda untuk membuat dua minggu ke depan - dan transisi sesudahnya - semulus mungkin untuk Anda, untuk tim Anda, dan untuk Anda calon karyawan.
Ukur Situasi
Dalam pengalaman saya, cara karyawan mendekati sisa dua minggu dapat benar-benar tidak dapat diprediksi. Saya memiliki karyawan berkinerja terbaik yang mempertahankan pekerjaan bintang mereka sampai jam 5 sore Jumat terakhir mereka, tetapi saya juga biasanya memiliki staf yang brilian berubah menjadi tidak produktif dan masam - terutama, yang secara terbuka mengumumkan ketidakpuasan pekerjaannya kepada rekan kerjanya dan dengan terang-terangan memberi tahu saya (atasan langsungnya!) dia hanya "tidak peduli lagi."
Jadi, langkah pertama Anda adalah memperhatikan sikap umum karyawan ketika dia mengundurkan diri. Apakah dia menyatakan keprihatinan untuk menyelesaikan sisa pekerjaannya? Atau, seperti karyawan saya yang menjadi bajingan, apakah pengunduran dirinya tiba-tiba memberdayakan dia untuk secara terbuka mengeluh dan mengabaikan pekerjaannya yang tersisa?
Mengukur reaksinya dapat membantu dalam beberapa cara. Pertama, ini akan membantu Anda memutuskan bagaimana cara terbaik mengumumkan kepergiannya ke anggota tim lainnya - apakah Anda menyerahkannya kepada dia untuk memberi tahu rekan-rekannya, atau apakah Anda memanggil rapat tim cepat sehingga Anda dapat mengatur nada sebelum dia melakukannya. Hal ini juga dapat menyebabkan diskusi tentang bagaimana dia akan menanganinya dua minggu ke depan. Meskipun jelas pilihannya untuk membahas ketidakpuasannya (atau kegembiraannya tentang pekerjaan barunya) dalam kehidupan pribadinya, tempat kerja bukanlah outlet yang tepat - dan Anda mungkin perlu mengatakan itu padanya.
Kembangkan Rencana Transisi
Langkah selanjutnya adalah bekerja sama dengan karyawan Anda untuk mengembangkan rencana transisi. Gagasannya tentang apa yang harus diselesaikan sebelum dia meninggalkan perusahaan mungkin berbeda dari milikmu, jadi penting untuk secara kolaboratif membuat daftar semua tugas rutin mingguannya, proyek-proyek yang sedang dikerjakannya, dan klien yang tetap berhubungan langsung dengannya. Luangkan banyak waktu dalam daftar ini, buatlah selengkap mungkin, karena Anda akan segera perlu memutuskan siapa yang dapat mengambil alih proyek dan tanggung jawab itu dalam jangka pendek. Anda juga harus memutuskan bersama bagaimana secara proaktif menghubungi klien reguler, vendor, dan kolega karyawan sehingga email dan panggilan telepon mereka tidak akan tiba-tiba tidak terjawab.
Rencana transisi harus mendidih sampai ke ujung tertentu yang perlu diikat sebelum kue pergi dipotong pada Jumat sore (misalnya, mendapatkan sign-off terakhir pada anggaran bulan lalu atau menyelesaikan agenda untuk bulan depan rapat departemen). Memiliki daftar tugas akhir khusus dan terbatas akan memberi karyawan Anda tujuan dan struktur selama dua minggu terakhir - dan akan memastikan bahwa peralihannya semulus mungkin.
Saya sarankan melakukan ini dalam waktu satu minggu ketika dia memberi pemberitahuan, lalu memeriksa lagi beberapa hari sebelum dia pergi untuk memastikan dia berada di jalur untuk menyelesaikan semuanya.
Pastikan Anda Tahu Apa yang Dia Ketahui
Sebelum karyawan Anda keluar, pastikan dia tidak membawa informasi penting dengannya. Saya tidak bermaksud bahwa Anda harus memeriksa tasnya untuk salinan laporan keuangan perusahaan - tetapi jika dia sudah lama bersama perusahaan, ada kemungkinan dia mengembangkan beberapa keterampilan atau pengetahuan unik yang mungkin Anda dan anggota tim lainnya miliki. tidak menyadari. Dan, kecuali Anda mentransisikan pengetahuan itu ke anggota tim lain, itu akan langsung keluar dari pintu bersama dengan karyawan itu.
Sekitar setahun yang lalu, salah satu karyawan saya tiba-tiba meninggalkan perusahaan. Setelah dia pergi selama beberapa hari, saya menyadari bahwa dia adalah karyawan terakhir di seluruh departemen yang memiliki pengetahuan tentang program perangkat lunak lama - yang tidak kami jual lagi, tetapi masih menawarkan dukungan teknis. Karena dia adalah satu-satunya yang tahu cara mengerjakan perangkat lunak itu - kami berada dalam masalah besar.
Jadi, ambillah dari saya - penting untuk mengevaluasi pengetahuan karyawan yang mengundurkan diri. Jika Anda mengetahui dia tahu sesuatu yang perlu dibagikan dengan tim, duduk dengannya dan lakukan “transfer pengetahuan” -yaitu, mintalah dia menjelaskan (atau bahkan lebih baik, mendokumentasikan) pengetahuan itu dengan baik, sehingga Anda tidak ditinggalkan dalam kesulitan ketika dia pergi dalam beberapa minggu.
Mengevaluasi Kebutuhan Pengganti
Setelah Anda membuat rencana transisi dan melakukan transfer pengetahuan, Anda akan memiliki ide yang cukup bagus tentang apa yang dilakukan karyawan Anda dan berapa banyak pekerjaan yang akan tersisa ketika dia pergi. Kemudian, Anda ingin membandingkan informasi ini dengan prioritas, tugas, dan beban kerja tim Anda saat ini, sehingga Anda dapat menentukan apakah dan kapan Anda perlu menyewa pengganti.
Misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa beban kerjanya sangat menakutkan sehingga Anda perlu mengambil waktu di ASAP. Dalam kasus lain, Anda mungkin dapat mendistribusikan semua proyeknya kepada anggota tim saat ini selama beberapa minggu sementara Anda menunggu untuk menemukan kandidat yang tepat. Atau, Anda mungkin menyadari bahwa sekarang adalah waktu yang tepat untuk merestrukturisasi posisi dan bagaimana posisi itu cocok dengan tim Anda. Jika Anda dapat dengan mudah memberikan sisa pekerjaan karyawan Anda kepada anggota tim lain, misalnya, mungkin Anda dapat melepaskan mempekerjakan manajer proyek lain dan sebagai gantinya memilih untuk mempekerjakan rekanan penjualan yang dapat mulai menghasilkan lebih banyak arahan.
Bagaimanapun, itu ide yang baik untuk memulai proses perekrutan lebih cepat daripada nanti. Jadi, dalam beberapa hari dia memberikan pengunduran dirinya, memoles uraian pekerjaan itu, memberi tahu HR, dan bersiap-siap untuk menggali beberapa resume.
Semoga Karyawan Anda Baik
Pada akhirnya, ingatlah bahwa bisnis kehilangan seorang karyawan lebih dari sekadar, yah, bisnis. Apa pun situasinya, pastikan Anda berdua pergi dengan baik. Doakan dia dengan baik di posisi barunya, tawarkan untuk menjadi referensi di masa depan, dan dorong dia untuk tetap berhubungan. Bahkan jika penampilannya bukan yang terbesar selama dua minggu terakhir, tidak perlu membakar jembatan itu - Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan bertemu lagi di masa depan.
Kehilangan seorang karyawan (terutama yang hebat) itu sulit - tetapi sebagai seorang manajer, Anda harus menghadapinya cepat atau lambat. Jadi, yang terbaik adalah bersiap dengan rencana aksi - dan, tentu saja, kartu yang sepenuh hati dan kue perpisahan selalu dapat membantu meringankan rasa sakit juga.
