Saat memimpin perjalanan penelitian ke Bali, saya menyesap teh dan menyaksikan matahari terbit ketika pagi yang tenang terganggu: Rekan saya berlari ke arah saya dan berkata, "Kami memiliki masalah serius." Tiga anggota tim saya tidak dapat menemukan mereka paspor, dan uang tunai juga hilang. Setelah memeriksa kamar dengan cepat, saya perhatikan bahwa kunci pintu telah dirusak, dan seseorang masuk ke dalam ruangan ketika mereka tertidur lelap.
Setelah perjalanan singkat ke konsulat dan pindah ke hotel yang lebih aman, semuanya tampak beres, tetapi perasaan dilanggar tetap ada di antara tim, dan butuh beberapa hari untuk mendapatkan fokus kami kembali bekerja.
Kita cenderung menyoroti saat-saat luar biasa ketika kita bepergian, tetapi kadang-kadang kita lupa untuk mempertimbangkan bagaimana saat-saat sulit membentuk pengalaman kita juga. Jika Anda membawa tim ke luar negeri, Anda perlu tahu cara mengelola hal-hal yang tidak dapat diprediksi dan membuat keputusan yang kuat bila perlu. Dan itu bukan hanya masalah memegang asuransi perjalanan yang tepat atau mengenal orang yang tepat. Mengetahui cara mengelola situasi sulit dapat berarti perbedaan antara cegukan kecil dan krisis total.
Sepanjang perjalanan saya, saya sudah berurusan dengan segala hal mulai dari sakit parah hingga terjebak di negara karena protes politik hingga anggota tim dirampok di lapangan. Tetapi hanya karena hal-hal ini telah terjadi, itu tidak berarti saya sudah berhenti bepergian atau bahkan takut. Sebaliknya, saya menjadi lebih kuat dalam menavigasi situasi saat mereka terjadi dan telah membantu tim tetap bersama saat mereka mengatasi masalah besar.
Jadi, apa yang Anda lakukan ketika ada masalah dan Anda jauh dari rumah? Berikut adalah hal-hal penting yang perlu diingat ketika hal-hal yang tidak terduga terjadi.
Miliki Rencana di Tempat
Saya selalu mengemas dua tas: satu koper dengan semua pakaian dan ekstra perjalanan saya, dan tas jinjing "ada di sana besok, " yang masih bisa saya habiskan untuk pertemuan dan petualangan selama seminggu jika perlu. Tas itu telah menyelamatkan saya melalui barang bawaan yang hilang, keterlambatan, dan dalam situasi krisis ketika saya harus bergerak cepat.
Pendekatan yang sama harus berlaku untuk perencanaan perjalanan Anda: Sebelum melakukan perjalanan, buatlah rencana untuk beberapa skenario yang berbeda. Ada beberapa hal besar untuk dipertimbangkan: jika Anda kehilangan dokumen Anda, jika Anda terjebak di negara, jika anggota tim sakit, jika Anda dirampok atau berada di bawah semacam ancaman, dan jika ada kecelakaan atau bencana. Kedengarannya agak menakutkan, tetapi menjalankan skenario ini sebelumnya dapat membantu Anda merespons secara efisien dan cepat.
Secara khusus, pastikan Anda memiliki 2-3 salinan warna paspor semua orang, dan menukarnya dengan anggota tim Anda yang berbeda sehingga setidaknya satu orang akan memiliki salinan jika terjadi kesalahan. Anda harus selalu mendapatkan asuransi perjalanan dan kesehatan (kisaran kualitas, tetapi untuk perjalanan bisnis saya merekomendasikan opsi-opsi terbaik, termasuk asuransi evakuasi medis). Memiliki salinan kartu asuransi asli Anda serta kartu asuransi perjalanan Anda.
Penting juga untuk mengetahui sebelumnya ke mana harus pergi dalam situasi darurat. Jika Anda kehilangan dokumen, misalnya, Anda harus pergi ke kedutaan terdekat dan konsulat untuk menggantinya, jadi ketahuilah di mana mereka berada.
Dalam hal sakit atau kecelakaan, ketahuilah rumah sakit mana yang paling aman dan paling terkemuka untuk dikunjungi. Seringkali, asuransi perjalanan Anda dapat membantu dengan hal itu (dan Anda bisa mendapatkan perawatan luar biasa serius di banyak bagian dunia - lihat daftar rumah sakit terkemuka Forbes di dunia. Mereka mungkin akan mengejutkan Anda!).
Saya juga menyarankan membawa dompet "dummy" dengan sejumlah kecil uang tunai lokal (mungkin bernilai $ 20 dan beberapa kartu kredit kedaluwarsa), dalam kasus pencurian atau perampokan. Orang-orang cenderung mengambil apa pun yang dapat mereka akses terlebih dahulu, jadi simpan dompet asli Anda di tempat yang aman dan dompet boneka mudah diakses.
Tindakan kecil ini berjalan jauh di lapangan, dan merencanakan ke depan dan mengetahui apa yang diharapkan dapat membantu Anda tetap tenang dalam situasi yang sulit.
Tetap Tenang, Bertindak Cepat
Saat memimpin rombongan di India, perjalanan sehari ke istana bersejarah di pegunungan tidak sesuai jadwal, dan perjalanan enam jam kembali ke kota harus diselesaikan pada malam hari. (Pikirkan kurva jalan gunung tanpa lampu jalan, dan mengemudi ke lalu lintas langsung untuk sebagian besar perjalanan.) Jika kita tetap tinggal, kita harus melewatkan pertemuan kita dengan penyandang dana potensial di kota, dan jika kita melakukan perjalanan di malam, keamanan akan beresiko. Orang-orang di tim saya mulai ketakutan dan saling menyalahkan karena tinggal terlalu lama.
Ketika hal-hal tidak berjalan sesuai rencana, mudah bereaksi terlalu cepat dan mulai mengarahkan jari. Tetapi cobalah untuk memastikan tim Anda menghindari permainan kesalahan dengan segala cara --- itu tidak pernah membantu masalah, dan itu hampir selalu membuat segalanya menjadi lebih buruk. Dan apa pun situasinya, jangan biarkan emosi Anda mengaburkan penilaian Anda. Kadang-kadang berada di tempat baru dapat membuat hal-hal tampak lebih berfungsi daripada sebelumnya.
Segera setelah Anda mengetahui tentang masalah potensial, dengarkan dan bekerjalah untuk memahami apa yang terjadi dan keadaan di sekitarnya. Setelah Anda memiliki semua detail dan gambaran yang jelas tentang situasi tersebut, tetap tenang, konsultasikan dengan tim Anda, dan kemudian mulai membuat keputusan. Jika dihadapkan dengan keputusan sulit - seperti apakah kolega yang sakit harus tinggal di negara atau pulang ke rumah - ingatlah bahwa Anda tidak harus melakukannya sendiri. Anda ingin berbicara dengan dokter, orang tersebut, keluarganya, dan perusahaan asuransi kesehatan atau perjalanan, dan berupaya mengumpulkan sebanyak mungkin informasi.
Dalam kasus kami, saya memutuskan bahwa keselamatan adalah yang paling penting bagi tim, dan kami bekerja untuk mengadakan konferensi video dengan penyandang dana kami dan menindaklanjuti dengan makan malam pribadi di kemudian hari dalam perjalanan. Itu jelas keputusan yang tepat - dibuat dengan bersikap tenang dan fleksibel.
Hubungi Orang yang Tepat
"Hai Bu, aku dikarantina di Jepang." Kata-kata itu adalah apa yang tidak ingin didengar oleh orangtua, tetapi protokol untuk pelancong yang sakit memaksaku untuk tinggal di negara itu selama empat hari hingga seorang dokter memberi tanda bahwa aku baik-baik saja. cukup untuk bepergian. Sementara laporan saya di rumah membuat orang tua saya gugup, perwakilan asuransi perjalanan saya berkomunikasi dengan keluarga saya bahwa saya dirawat dengan baik dan semuanya akan baik-baik saja.
Ketika sesuatu terjadi, Anda perlu tahu siapa yang harus diberitahukan di rumah - seperti bos Anda, rekan kerja Anda, atau anggota keluarga teman perjalanan Anda. Ini adalah keputusan sulit yang harus dibuat, dan itu menjadi keseimbangan yang baik; gunakan kebijaksanaan Anda untuk memberi tahu dan menyarankan orang-orang di rumah. Dalam snafu kecil, seperti seseorang yang kehilangan ponsel, mungkin yang terbaik adalah menggantinya dan menunggu sampai Anda pulang untuk memberi tahu orang lain. Jika ada kecelakaan (sekecil apa pun), krisis nasional, atau kejahatan, Anda harus menelepon dan memberi tahu orang-orang apa yang terjadi (dan meyakinkan mereka bahwa situasinya terkendali).
Ketika saya membawa siswa ke luar negeri, kami sering menggunakan media sosial untuk menjangkau teman dan keluarga ("Mobil kami macet sebentar, tapi kami kembali di jalan!"). Atau di saat-saat di mana peristiwa seperti protes politik atau bencana alam terjadi di negara yang membuat berita itu pulang, menjaga teman diposting melalui email dan Facebook atau terbukti cukup.
Dan jangan hanya bergantung pada ponsel cerdas Anda untuk nomor telepon - Anda masih harus membawa-bawa buku hitam kecil ketika Anda bepergian dengan informasi kontak semua orang. Sebelum saya melakukan perjalanan apa pun, saya minta semua orang menyusun daftar orang tua, pasangan, dan orang-orang penting lainnya, serta daftar hotel, polisi, kedutaan, dan perusahaan asuransi.
Anda juga harus tahu siapa yang harus dihubungi di tanah jika terjadi insiden. Terutama jika Anda pernah mengalami kejahatan atau pelecehan, penting untuk mengetahui kapan harus mengajukan laporan kepada pihak berwenang setempat dan kapan tidak. Beberapa pedoman: Jika Anda dirampok, atau seseorang mencoba menyakiti Anda, Anda harus pergi ke polisi. Jika Anda berurusan dengan pelecehan jalanan sehari-hari atau dicopet beberapa dolar, mungkin itu tidak sepadan. Ketahuilah juga bahwa kadang-kadang, terutama di negara-negara di zona konflik, polisi dapat menjadi tidak efisien dan sering meminta hadiah untuk pekerjaan mereka (baca: suap). Jika Anda harus mengajukan laporan, selalu baik untuk meminta kolega atau teman lokal yang tepercaya untuk ikut dengan Anda sehingga hal-hal tidak hilang dalam terjemahan.
Tawarkan Dukungan dan Dorongan
Saya tidak akan pernah melupakan perjalanan di Burma, selama waktu yang kikuk bagi saya (di mana saya dikejutkan oleh arus listrik yang tidak bertepi dan mengalami gegar otak dalam beberapa hari). Rekan-rekan saya, merasakan bahwa ini bukan minggu saya, mengatur makan malam bersama dan semuanya datang untuk membelikan saya kotak P3K serta beberapa hadiah kecil. Meskipun ini adalah hal-hal yang bisa kita dapatkan dengan mudah di Amerika Serikat, di lapangan barang-barang ini dan dukungan mereka berarti dunia. Dan kami tertawa hebat pada kecelakaan saya.
Dorong kolega Anda untuk memupuk kegiatan yang menjaga moral tetap tinggi selama krisis, baik itu memfasilitasi diskusi kelompok, makan malam, atau merayakan kesuksesan yang telah dibuat tim Anda. Sulit untuk menjadi orang yang harus memusatkan tim Anda di masa krisis, terutama jika mereka merasa sedih atau kesal tentang sesuatu yang terjadi. Pastikan Anda menganggarkan waktu untuk berdiskusi dengan tim Anda dan berbicara tentang strategi untuk bergerak maju dan menyelesaikan pekerjaan yang Anda rencanakan untuk dilakukan saat semuanya tersortir.
Jika ini adalah darurat jangka pendek, cobalah untuk tidak tinggal, pastikan Anda belajar darinya, kemudian selesaikan pekerjaan Anda di lapangan. Berusahalah menjaga moral tetap tinggi, terhibur dengan mengetahui bahwa Anda semua terlibat dalam hal ini bersama.
Sangat mudah untuk memikirkan bagaimana merespons dalam situasi darurat, tetapi Anda perlu memercayai nyali Anda dan membuat keputusan terbaik yang dapat Anda lakukan saat ini. Bersiap menghadapi krisis bukan berarti Anda harus hidup dalam ketakutan atau selalu berpikir bahwa yang terburuk akan terjadi, itu hanya berarti mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana merespons berdasarkan keadaan dan budaya tempat Anda berada. Dengan persiapan dan wawasan yang tepat, Anda dapat mengelola setiap tantangan yang menghadang Anda di lapangan.
