Adalah mungkin untuk memiliki daftar tugas yang memberi Anda energi, membantu Anda memprioritaskan hari Anda, dan memotivasi Anda untuk terus bergerak maju, bahkan setelah gangguan atau kemunduran yang tak terhindarkan itu. Namun, begitu banyak orang yang menulis daftar menemukan diri mereka tidak dapat memeriksa semuanya sebelum jam 6 sore.
Dan itu terutama karena mereka tidak membuat daftar mereka dengan benar. Bahkan, banyak orang terbiasa membunuh produktivitas mereka sendiri.
Jika Anda bersalah karena salah satu dari yang berikut, saya mungkin berbicara kepada Anda.
1. Anda Mengatur Waktu Selain Energi Vampir
Bahkan jika Anda belum pernah mendengar frasa ini sebelumnya, Anda tahu siapa orang-orang ini: Mereka menguras energi Anda dengan berfokus secara eksklusif pada diri mereka sendiri dan bukan kebaikan tim. Waktu dan prioritas Anda bahkan tidak terdaftar di radar mereka. Dan untuk beberapa alasan, orang ini terus-menerus mengirim email kepada Anda untuk membantu sesuatu, lebih sering daripada tidak, sesuatu yang menghabiskan waktu yang berakhir pada daftar tugas Anda (meskipun tidak bermanfaat bagi Anda).
Solusinya
Mudah. Jika itu bukan masalah yang mendesak dan mengubah perusahaan, Anda dapat dengan sopan melepaskan diri dengan sederhana, “Saya berada di bawah tenggat waktu yang ketat sekarang dan sayangnya tidak dapat membantu minggu ini.” Jika orang tersebut tetap bertahan, tindak lanjuti dengan pertanyaan yang menunjukkan tahu mengapa ini bukan milik Anda: “Saya sedang mengerjakan. Jika ini mendesak, saya dapat menghubungi manajer saya dan bertanya kepadanya bagaimana dia ingin saya utamakan. ”
2. Anda Mendaftar Item Yang Tidak Jelas
Sederhananya, item apa pun dalam daftar Anda yang tidak dapat dicantumkan sebagai tindakan tidak boleh ada di sana. Ini mencakup kedua tugas yang tidak jelas (merespons tentang proyek) atau multi-langkah (luncurkan baris baru). Entah Anda terjebak mencoba mengingat proyek apa yang ingin Anda tanggapi atau kewalahan karena kemungkinan meluncurkan suatu jalur di sore hari.
Solusinya
Alih-alih, gunakan frasa yang jelas untuk item dalam daftar Anda, selalu gunakan lebih detail daripada yang Anda pikir Anda butuhkan. Karena pada jam 4 sore, pikiran jam 9 pagi Anda mungkin merupakan ingatan yang jauh. Dan, ketika sampai pada barang-barang yang lebih besar itu, pilah menjadi beberapa langkah kecil. Bahkan, item dalam daftar Anda bisa jadi, “Draf timeline untuk peluncuran lini produk baru.” Timeline itu kemudian menjadi item tindakan yang lebih kecil yang bisa Anda masukkan ke dalam daftar Anda setiap minggu.
3. Anda Memuat Daftar Anda Dengan Terlalu Banyak Item
Jika daftar Anda lebih idealis daripada apa yang dapat Anda capai secara realistis, Anda mengatur diri sendiri untuk gagal dan mencegah diri Anda untuk mendapatkan rasa pencapaian akhir hari itu. Plus, ketika Anda menulis terlalu banyak hal, Anda akan cenderung menganggapnya terlalu menakutkan. Anda tidak akan tahu harus mulai dari mana dan Anda akan meningkatkan kemungkinan menunda-nunda.
Solusinya
Belle Beth Cooper, pembuat konten di Buffer, membagikan kiat berikut ini dengan Jeff Haden Inc. tentang cara menyusun ulang daftar tugas Anda:
Bagaimana Anda menentukan apa yang paling penting? Biasanya kegiatan-kegiatan itu dapat diukur, dan juga kegiatan-kegiatan yang bersifat generatif, yang berarti ketika semua itu selesai, mereka menggerakkan seluruh proyek, tim, atau perusahaan menuju pencapaian tujuan.
4. Anda Lupa Menjadwalkan Istirahat
Tentu, dalam dunia ideal Anda bisa datang ke kantor pada jam 9 pagi dan bekerja tanpa henti hingga jam 6 sore. Tapi ini bukan dunia yang ideal dan Anda akan terganggu, lapar, dan gelisah duduk berjam-jam.
Solusinya
Ini bisa termasuk berjalan-jalan (favorit pribadi saya), mengambil sesuatu untuk dimakan atau diminum, atau mengunjungi situs web yang bermanfaat atau menginspirasi. Butuh ide? Daftar ini menyoroti 55 situs web yang berguna dan menginspirasi sempurna untuk istirahat kerja cepat.
5. Anda Tidak Membiarkan Diri Sendiri Setiap Ruangan Penyangga untuk Gangguan
Anda telah melakukan banyak upaya untuk memahami prioritas Anda dan menuliskannya. Tapi kemudian Anda terganggu. Melalui email, oleh rekan kerja Anda, dengan berita - daftar terus dan terus. Jadi terlepas dari semua kerja keras dan referensi kode warna Anda, Anda keluar jalur yang kedua pesan mendesak pertama masuk ke kotak masuk Anda.
Solusinya
Tinggalkan beberapa celah dalam jadwal Anda setiap hari di mana Anda tidak menjadwalkan apa pun. Ini akan memberi Anda margin untuk bekerja di saat-saat tak terduga ini. Skenario terburuk? Tidak ada yang mendesak muncul dan Anda menyelesaikan hari Anda lebih awal.
Selain itu, Anda juga dapat mencegah banyak gangguan dengan menjadi proaktif: membuat status Anda “sibuk” di obrolan internal apa pun, mengatur ponsel Anda untuk langsung menuju voicemail, dan menyesuaikan pengaturan email Anda sehingga Anda hanya diperingatkan ketika orang-orang tertentu mengirimi Anda pesan . (Berikut cara melakukannya di Gmail dan Outlook.)
Tidak ada cara yang tepat untuk membuat daftar hal yang harus dilakukan, tetapi cara Anda mendekati daftar pekerjaan dapat membuat atau menghancurkan hari Anda. Jadi, apa pun yang Anda gunakan - aplikasi, komputer, pena dan kertas kuno - hindari kelima pembunuh produktivitas ini dan Anda akan menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu .
